summit 2016 二籌 20151221
這是 g0v summit 2016 籌備紀錄，欲參加者請 email 至 [email protected] 報名工作人員。
時間：2015.12.21 (一) 22:30-23:10
出席：貝裘、caasi、小草、Lee、LY、柳丁、pm5、蝦蝦、soidid
- 各組報告進度
- 組長到齊後的會議：Lee 票務、貝裘銷售、蝦蝦公關、柳丁紀錄。
- 議程：
- keynote 只有一封回信。cfa 回信後，cfa 還沒回覆狀況。一般外國講者信件還在寫，要改村長說要改的地方。
- LY：加上 landing page 那邊一小段，應該就可以了。
- 要確認講者預算（框 30萬，LY 給去年的讓 pm5 參考），一般講者講說有贊助。國外講者一個人估 7 萬。（國外講者飛機＋住宿（2晚)住宿價錢一晚抓五千元以內）
- 銷售（貝裘）
- 目前有談的幾家、比較不確定但有可能的。
- 贊助直播 - 跟宇庭討論：線路需要線路組出拉。希望對方出資金，但如果要出資金也是 ok。目前不需要人力，但覺得多一個頻道曝光也可以。
- 蝦蝦：
- 贊助直播請確定有沒有含人員跟設備，以及網路臨時專線
- 如果沒有含後者三樣，我們會自己支出還是不少
- 下次討論拉 LY 一起。
- 目前都是以「開捐款收據」為主。
- 1/31 是表訂贊助截止。
- 行政（小草）
- 組員找好了，加小草共五人。
- 負責工人大小事，三個宴會：接風、晚宴、慶功
- nfs 把工人登記表單寫好了，最近應該可以送出。
- 三個晚宴是阿南負責。2014講者晚宴也是他負責。
- 交通費補助、服務台、失物流程規章：律師朋友協助
- 講者伴手禮 lora 負責，最近也有整理信件範本
- 票務（Lee）
- 三種票: 早鳥、VIP、一般
- VIP 邀請的人晚宴會比較複雜
- LY：希望今年有一場晚宴是大家一起，不會分。這部分要再討論
- 其他還在想有什麼細項
- 公關（蝦蝦）
- 問行政 - 工作人員截止的登記時間？
- 新聞稿預計啟動前一篇（這個月或下個月）、有重要的事情，keynote 有確定邀到誰的時候，也可以發。類似這樣的狀況。
- 需要中英新聞稿寫手各一位。
- 希望大家推薦
- 希望PR組員要對g0v的文化要有深刻的認識
- 各組有東西要放 facebook 程序
- g0v 有一個「新聞發布中心」的 hackpad
- https://g0v.hackpad.com/w01v8lrMLTY
- 需要有一個新聞確定窗口，請 LY 給
- 媒體票的規劃？
- 除非承諾成為媒體夥伴，否則不要主動發
- 媒體夥伴這邊會出一個企劃書，確保媒體票的效益
- 一個媒體 2 張，到時候拿記者證換
- total：先保留 10 張，彈性 10 張
- 現在沒有組長的連絡信箱
- LY 會開一個所有信箱的群組（[email protected] ），因為蝦蝦需要跟組長確認
- 需要開需求的話怎麼處理？
- 只要跨組都先開在總籌區的 trello
- 追蹤交給 LY
- 公部門？=> 請 a0kman 協助
- 上次有一部分有款項，走銷售組
- 另外一部分是 ipa 跟村長處理
- 今年要怎麼處理？
- 蝦蝦：建議一個比較熟悉公部門文化的人處理
- 去年：高村長先聯絡，要來的話，cc 給 Lee，Lee 開始處理簽到表要怎麼走。
- 線上建議: 生出公文宣傳的內容(我可以生)+OCF協助時數登陸，還要有海報
- 行公文可以讓消息變成公部門的佈告
- 會計（卡西）
- 發票注意抬頭統編，其他請大家看：********預算表注意事項******
- 發票務必打上統編「38552170」與抬頭「財團法人開放文化基金會」
- 發票請先拍照，註明 g0v summit 、組別與用途，以 email 寄給會計： [email protected]
- 免用統一發票收據要有公司大小章。
- 除了拍照以外，請標明是哪一組，於每月 20 日「前」將發票寄至 OCF ：「台北市中正區林森南路 142 號 7 樓」。會計會在 21 到 24 日間整理，於 25 日請出納出帳。
- 交通費分個人跟團體，請領交通費時，車票、捷運要留票根；機票要有登機證，「以及」航空公司印的來回票購票證明。郵局可以開「購票證明」，也要打上統編。
- 想問發信的時候要 cc 還是 bcc
- LY：以後都用組長群 group
- [email protected]
- 用捐款當報名費時，要小心對價關係，例如捐五千得 iPhone 叫做有對價關係，看來像在買東西而不是捐款。捐五百萬得 iPhone 就沒有這個問題。
- 直接用售票開發票，跟個人贊助、廠商贊助，切開來。
- 現場：不在現場售票，也就不用開發票。
- 售票與發票：
- Lee 看看有沒有需要申請OCF 好康相報 : KKTIX 贊助 FLOSS 社群免費升級年約用戶
- Lee 跟我一樣要知道收入單據需要填什麼資料
- 個人（無統編抬頭，非報帳用）：
- 決定是否有不同金額的票種，要和發票一一對應。
- 如果事先印好 badge ，可以把發票用無痕膠帶貼在 badge 上。（from singing）
- 如果事先寄送 badge ，可以把發票一起寄出。
- 電子發票上可以打報名序號。
- 我建議是同一金額，我們可能要算一下票的價錢。
- 開好 ticket 在 票務組 https://trello.com/c/nrDvAhlo/7--
- 法人（有統編抬頭，報帳用）：
- 報名時得留下統編與抬頭。
- 報名時得告知發票會開在五月，如果需要開在開放報名後的其他月份，得找票務另外處理。
- 若對方不想到場再拿，就得問地址。
- 急的話， OCF 可以先出電子發票的電子檔（上面會寫著補印，但和正本有一樣的效力，資料已經送到國稅局）給對方，若是對方無法用電子檔報帳，則再詢問該把發票寄到哪裡。
- 電子發票會比較長，上面寫著買方（對方）與賣方（OCF）的統編，下面可以加上抬頭。
- 這部份比較麻煩，去年是寄地址，現場拿算少數 (可能也是忘記了)，我自己是傾向事前調查好，直接寄出了。
個人發票換法人發票：- 建議的 SOP 是跟對方要名片，把對方的個人發票、郵寄地址等資訊跟名片黏在一起，才不會忘記。原發票要由 OCF 銷毀，才能開新發票。
千萬不要告訴會眾「活動當天可以到某櫃檯去領發票」，沒有人會去領！然後你就會得到一堆無法銷毀也沒地方發的發票。
- 紀錄（柳丁）
- 有問題問：丞相、kirby
- 去年會在聊天室裡面貼報名連結，請大家來報名登記
- 需要：事前佈置、各種活動都要，要安排人力
- 每年拍照的人力都是重新招募
- coscup 有紀錄組，是有一些固定的人員
- LY 已經有請丞相協助
- 當天要出圖到 flickr 上面
請大家去填時間表跟預算表
- https://goo.gl/rY9giv 填寫預計工作時程
- 依據工作時程，在 trello 上開好對應的 card https://trello.com/g0vsummitgroup2016
- 請大家去填預算表：https://docs.google.com/spreadsheets/d/1G7raKfp0-5LyJuD-1z_Vmz7WC2rYfEdgvwYV_WfPcE8/edit#gid=171774620（注意事項上面有寫，要看～）
- 如果你需要去年任何東西做參考，請跟 LY 說，LY 會幫你找出來！
預計下次開會是一月，可能一月開始是實體會議。
謝謝大家～