summit 2016 五籌 20160326

這是 g0v summit 2016 籌備紀錄，欲參加者請 email 至 [email protected] 報名工作人員。

時間：2016/3/26 (六) 18:30-20:05

地點：摩茲工寮

參加：pm5、muka、mouse、Lee、caasi、clkao、yutin、grass、LY、soidid、beichou、a0kman、pennyken

行政

• 訂餐廳、訂住宿
• 多：電子報系統、mailchimp 設定（nfsnfs）
• 老工人宣傳票，提供資料。用社團通知（ipa）
• 工人交通補助辦法確定，等等分享給大家
• 工人註冊完畢
• 講者資料，議程組何時給？（要出現在 badge 上的、衣服等等）
• 海外講者晚宴人數要確定，4 月第一週要訂桌數（4/7 確定）
  • 已經有了！
• 120 人的講者晚宴
  • 不用邀請卡，列印名單簽到
  • 場地在哪？4/7 號可以確定
  • 桌菜或 buffet
  • 4/7 號之前確定人數上限跟下限（銷售組）
• 海外講者訂房：等等 lora 跟 soidid 跟 pm5 確定
• 工人慶功宴：確定大家是否要參加，週日晚上可能有人要回去，會再發一次慶功宴調查

行銷

• 4 月中
• 手冊輸出、講者 badge deadline：4/15
• 頸繩 logo deadline：4/15-20
• 議程海報：最後一個禮拜 4/29
• 海外講師個人行程卡，資料出來 4 月底
  • 晚宴、接風宴、媒體訪談

場務

• g0v 在中研院有 51 個床位。4/1 會出現寄件資訊（廠商 DM 寄送）
• 議程組會找一個人去幫忙報到，要簽 video release 跟發紀念品。如果 video 不能 release 要跟直播組講。
• 環保筷一雙 6 NTD 左右，總共兩天午餐
• 點心盤子會太貴，使用免洗盤。飲料廠商還是會給我們免洗杯，但是就不用。
• VIP room 其實是不能吃東西的。講者休息室只會有水。
• VIP room 外有門神一只，負責看管講者點心。
• 遠距 - 工人休息室。
• 工人休息區外擺講者點心。
• 會後討論了衣服的男女尺寸，廠商會付對照表
  • LY: 沒有就沒有得換了，發 XL ，國外 conf 也都這樣搞 XD
  • 結論是 M 和 XL 做多一點

票務

• 發票交付方式

• 分兩堆，三種：
• 一堆 800
• 一堆 1200
• 有打統編的用寄的

• 捐款也用寄的。

• 報到處傾向在圖書館前， Lee 或和 mouse 討論，在活動一週前確定。
• 報到完後會從圖書館前移到上面。
• 政府四月中確定名單，人數上限 75 人。
• 會後建立了退票政策：
  • 貢獻者票 4/1 後不退款
  • 一般會眾不管怎樣都退一半，活動前一週（5/7 含）不給退

直播

• 人都找好了。四月會開始演練，同時增加 live 的 page。
• 至少 1080p ！
• 議程組整理不能播（不直播，不錄影）的講者名單給 yutin

銷售

• 8 間確定，12 間正在確定
• 四月中前會收好所有手冊要的資訊
• fb 預計會前兩週開始
• 需要直播頻道跟名稱，因為 livehouse.in 會幫忙上 banner

宣傳

• 目前由 joey 負責，其他組想要宣傳的可以跟 joey 協調
• 例如：會眾報名分佈、直播預告，等等
• 電子報要跟 joey 協調，目前最重要要確認：nfsnfs 能否架系統

線路

• 請各組報無線電數量，死線會議前一週
• 場務跟票務要跟我說報到處的位置
• 直播組要 public ip

會計

• 確定票務退款日期： 4/25
• 確定支出給國際講者的住宿與交通費用（4/14 出）
• 確定四月初的支出日期： pm5：4/7 號確定費用， 14 號出賬。機票錢是 clkao 墊的
• 講者的交通費在前一天與活動當天發。 badge 和紀念品也是前一天發
• 確定餐廳訂金金額，阿南會先墊，大致上都是一半， 14 號出
• 交通補助在活動當天發
• 確定最近其他支出的日期：
  • 包車的錢， 4/25 出
    • 工人包兩到三車
    • 住宿講者報一台小巴，單程
      • 可以包里程或時間（1600/hr），算時間會有低消
      • 車要上環東，就不能有站位
      • clkao: 不是五六千就包吧
    • 小草幫忙估預算
  • 紀念品、衣服、杯子、小貓袋： 4/25
  • 手冊、指標： 4/25
  • 晚宴訂金： 4/7 知道， 4/14 出
• 會計在電子報也要出現嗎？沒有主題啊 XD

六籌時間： 4/23 (六) 18:00