g0v Summit 總籌SOP

上層 hackfoldr: http://beta.hackfoldr.org/g0v-summit-sop

最最開始

• 組別分工確認
• 開 hackfoldr 跟 hackpad
• 開 google groups
• 開 google drive
• 開 trello
• 開 slack private channel

啟動期

• 填寫 ocf 專案表
• 籌備大表
• 決定主題
• 組織會議
  • 線上
    • 目前各通訊軟體皆有 10 人限制 (hangout, skype, zoom)
  • 線下 (實體) 
    • 借場地
    • 開會流程
• 預算表

期中

• 每週戰報
• 協調各組、確認跨組事宜

會跨組的事情

• 網站 （贊助，議程）
• 邀請票（議程，票務，贊助）
• 臉書及電子報宣傳（贊助，議程，媒體宣傳）
• 講者行程（議程，行政）
• 宴會（議程，行政）
• 講者餐點（議程，行政，場務）
• 採訪（媒體宣傳，議程，行銷）
• 公部門洽談(贊助模式、單位、時程)
  • 公部門運作會有年度預算的考量(包括向上層爭取預算)，所以舉例來說，要在2018年辦第三屆，最好在2017年的年中或年中過後左右就開始詢問相關事宜，以便讓長官、中階主管和承辦人在編列預算時考量進去(能Top Down當然最好)
  • 如果沒有特別交代，那麼國發會或尋找贊助的單位，很可能就只會發文給他們平行或往下一個單位的群體，基本上基層可能就並無所知，但許多第一手的資料整合實際上都是在基層和往上一層的單位居多，因此可以提前與課程委員會和總籌組，參考行政院 WIKI的各階層單位資料，挑選出最想請國發會或目標單位寄發公文(或電子信件委託目標單位轉知下層單位)的目標政府機關。
  • 公部門運作很容易卡在承辦單位和主計認定上的不同，因此給公部門的企畫書可以更詳細一些，當然有一些會是公部門外包給其他公司，再委由他們辦理相關的贊助作業，不過無論如何請想辦法還是找到承辦人和主管會比較安全。
  • 相關公文簽核請抓1~2個月最安全，因為通常會先用信件來來回回溝通和打ˋ通，然後才開始有公文簽核。
  • 記得要處理公務員時數，這是吸引公務員前來的性質之一。

活動當天