g0v summit 2014 行政 checklist

• 跳坑要在這裡報名嗎XD
• 樓上 ID 都不統一的啦
• 我來弄個 google form 好惹 XD
• 所以這是我的坑嗎(跳)

保險

公共意外險：華南報價 1800 人, 兩天 3000 / pofeng

• T shirt 留一件男版 XL 的給 hlb / hcchien 答應於 coscup 2014 day 1 

報名

11/8 event

• 確認是否 1-1.5m 前開放報名
• 確認兩邊報名是否共通
• 確認社會所報名時間

贊助資訊

• cfs 上面寫的就一定要有

• https://docs.google.com/document/d/1V5MXL3n7vn6t9rLFtrxKtsldiER0XQ6IZVKgxopOd2A/edit

• 要註明！與會者的資料不能給贊助商 - 蝦蝦

行銷

• badge 1m 前確認
  • badge 確認要不要塑膠套
• 確認社會所願不願意幫忙收件
  • badge（如果叫廠商打洞要再提早幾天，不然就自己打）
    • 牌子
    • 吊繩
  • 手冊（確認跟社會所一起做？分開比較方便但要問一下）
    • if 社會所一起做 -
      • 要找出專門做手冊的人（排版）- 找個 designer
      • 工作時間和頁數成正比
        • 假設一本，不急件，3w 前完稿送印
        • 如果一張，2w
        • 在那之前，一校
          • 要給贊助商看，5-7 d 不含假日
    • if 社會所自己發 - 沒事
  • 如果手冊沒做，一定要放新聞稿 blah 放在迎賓袋裡面，這樣就算有做

banner / 易拉展

• 確認要不要做，看做幾個，通常用途是做品牌（輔銷品）e.g.一面牆，類似明星參加某典禮給人拍照的，穿插 summit + 贊助商
• 吉祥物的圖輸出到背板，不管做什麼都想到社會所
• if 收貨：要專門排一個人

迎賓袋

• 贊助商太多底部要加寬，會爆預算，要估帆布袋厚度->報價，底部可抓 3-5 cm，超過 8cm 會很像購物袋
• 合成一個 100 以上，至少做 100 個…要便宜的話要找工廠

吊繩

• 如果不要印就簡單
• 要印：
• 確認單面、雙面
• 印幾條
• 印多寬
• 總共幾個顏色
• 要不要賣給贊助商，if yes - g0v +  社會所 + 贊助商 logo
• 網站：各頁要有贊助商
• 不同贊助商要不同版位
• 每一頁都要有
• logo 要附連結
• size 要按照 cfs 設定 240 x 120 白色底色置中放大到邊界（參考 coscup）
• one pager 網頁，每個連結點及都算一頁
• 網站要有贊助專區

行政

• 電子報
  • 怎麼發
  • 發給誰
  • 開放報名後才發電子報
  • 發放對象
    • 會眾
    • 講者
    • 贊助商
  • 報名時要有選項：願意收到電子報
• 網站要寫共同主辦，g0v 旁邊一定要是社會所，平行
• 社會所要做一樣的事情，也不能提供與會者資料
• 調查誰要參加晚宴，桌子要怎麼排，
  • 工作人員一報名就要調查
  • 講者也是一報名要調查
• 開給銷售組的死現 5-7 天，至少（金主很忙）

晚宴

• 問議程組講者人數大概幾個（估算用）
• 工作人員估最大值（找一次一起調查）
• 因為含贊助商，所以寧可多不可少
• 桌菜一桌 8-12，超過 12 太擠，每桌 10 人，最多可以塞兩個，如果只能定 10 桌那可以塞到 120 人（變通方式）

• 確認報名人數 + 邀稿講者 + VIP + 社會所 + 工作人員
  • 問清楚社會所的人員 + 講師 + 來賓 + 會眾人數
  • 報到率抓總數的 8 成

餐卷：

• 所有人給資料都要問葷素
• 最保險不訂牛羊，定雞豬魚
• 有可能會有對海產類過敏的參與者(通常是甲殼類的蝦蟹)

• 早餐 / 午茶 - 統一包外燴
• 午餐 - 便當包另一個廠商
• badge 理想雙面，if 雙面，餐卷另外印
• badge 規格不要低於 11 x 13 cm，或 7 x 11，小於此會晃來晃去

電子報要懂 html 的人發

內容：

• 議程
• 大會提醒
• 贊助商資訊
• 電子報的寄送頻率
  • 每期有幾個贊助商欄位
  • 要做電子報的人願意調

跟議程組確認講者衣服 + 尺寸 + 版型

工作人員募集截止日，截止後開始統計調查

國外講者：

• 最少是衣服，其次是講者伴手禮 / 旅遊…
• 住宿
  • cozzy 善導寺站
  • 不要！！科旅天格
  • policy: 大會出幾晚的住宿？基本一晚
  • 排行程，一天早上 - 下午，議程組帶去，幫講者出錢，工作人員可自費參加 

如果邀稿：

• 3M前開始邀稿
• 3w - 1m 後確認邀稿
• 約 2M 前公布議程

專案攤位 -> 場務

報到是場務組，服務台是行政，行政組要有人排班，通常是同一處，不同桌子

• 確認 hc 有借 vip room

告示牌

• 會議室門口，每個聽有四個門，三個門要貼此門不得進出，共 9 張
• 提醒場務借紅龍
  • 可以拉一條的
  • 告示牌

• 用餐區
• 講者報套區
• 贊助商報到區
• 服務台

所有統計表單

衣服、晚宴……所有統計調查

• 確認保險（意外險）e.g. 變當吃完肚子痛…排律師跟他談
  • 不保
  • 要保

• 行政組有個資所以需要特別小心權限部分；其他組需要的資料（e.g. 工作人員報到 / 疑難排解等）可以在排除不必要的欄位後 fork 給對方

工作人員特異功能：

• 律師
• 醫生
• 急救士（沒有的話找線路組）
• 精通外語

• 我是EMT-1和WEMT

飲食只要問葷素，素食可註明全素 / 奶蛋素，全素比較方便大家都能吃

• 有 VIP 嗎？（除了講者以外特別邀請的人）

• 與媒體聯繫如果沒有公關的話通常是行銷組或總召
• 公關：要瞭解業界的公關操作的人，要認同 g0v summit 的理念，自己要寫新聞稿，要邀請媒體來訪

• 確認公關到底是誰

交通車：場務 ^O^

• 要有助理主持人（場務組 / 行政組 / 議程組）
  • 要不要找主持人
  • 每一聽、每一個時段都要有一個

只要跟主辦單位有關要記得問社會所，要 sync

• 社會所窗口聯繫方式，sync 資訊

會計出納

有人要負責組內作帳，各組支出什麼，每個月撥款時間，要有看帳戶權利

• 確認會計出納是不是 hc 自己做

• 找 PR 跟行銷協調人
  • 行銷組協調人專長：要瞭解社群，要有設計 / 排版 / 文案任一，有點細心，個性圓融，有耐心協調

• 要不要讓 ngo  / 贊助商擺攤？-ans: 不要

• 提醒議程組：20 萬贊助商可以規劃 session！！！！！！！！！！

• 議程組協調人是誰

• 問  hc 要用哪個專案管理系統？越快越好！
• redmine
• github
• trello - 可以跟 slack 合作，綁 IM 不適合超過 10 人…會洗版超恐怖 - 已開 by hc
• 訂期限決定！投票

• cfs 上面寫要有 blog
• 確認辦桌場地在哪一塊，要看總瀑師有沒有包桌椅租借

9-6

• 開場、閉幕、時間……給議程組決定，提醒：線路組要撤場 1hr 至少，所以攤位 4:30 之前要收
• 開場 2min、閉場 15min，紀錄組 3pm 前給他照片

跟 hc 要議程組窗口，議程組內要有窗口，不然跨三組會死

住宿要本名、手機、email、衣服 size、來不來場佈、吃不吃晚宴、是否活動當天幾點到幾點都在、住宿的話要身份證字號，請社會所去借、葷素

協調人通訊錄，各組組內的自己管

會眾的：不用衣服 size （如果要場佈可來）、葷素

報名系統：談贊助，要先跟蝦蝦講

• 問：開不開香油票？
  • 好處：不需要只靠企業贊助
• 蝦蝦問 hc 募款總額
• et 問 hc 總人數