summit 2016 四籌 20160220
這是 g0v summit 2016 籌備紀錄,欲參加者請 email 至 [email protected] 報名工作人員。
時間:2016/2/20 (六) 18:00-20:10
地點:摩茲工寮
參加:pennyken, muka, beichou, soidid, pm5, ly, lee, mouse, a0kman, grass, stella, 卡西(20:00)
行政
- 票選餐廳完成,講者飲食習慣,議程組要給行政組
- 完成了「工人交通補助辦法」:要事先申請才能補助。補助上限表。來程把票根給大會,回程用寄的。基金會會再轉帳過去。因為免手續費有一定數額,所以到時候會轉帳排程。
- 大家記得 3/23 之前要去登記工人表格!不然交通補助跟住宿就都沒有囉。
場務
- 今天開始找人,大概三天會找好。
- 工人同樂會:兩~三週前舉辦(預計 4/30 星期六下午)
- 第一天下午飲料就好,不用點心。
- 鐵盒便當廠商
- 報到(票務規劃,場務協助),主要是 kktix 跟公務人員兩種。
- 不會有門神、沒有攤位、直接用中研院的桌子。有用餐區。
- LY 跟 clkao 說要借用大松的塑膠桌牌
- 工人報到時間:(看各組任務略有不同)7:20 場務、線路會最早到,有沒有住宿會差很多。8:00 中研院門才開。議程助理可能 7:30 要到。第二天大約比第一天晚半個小時。
- 講者晚宴(辦桌):講者、口譯、議程組,大約吃:7-9點。有參加的工人要留下來撤場,大概到 10 點左右。有參加講者晚宴的應該會全部強制住宿。贊助商(估 30),紀錄組 LY 去問,可以先估 2 人。
行銷
- 設計品交的時程,東西的印刷四月底前搞定。四月中前交稿。
- 贊助:跨頁 / 單頁(muka 再給詳細規範,要請贊助商自行完稿)
- 議程:講者的介紹、分軌(介紹)、軌的介紹
- 遊戲的規劃狀況還在想
- 紀念品販售:要紀念品攤位,要開發票
議程
- 票務:要保留手慢票,可能到前一兩天才會報名。大約需要 100 張(事前就要報名好)。現場 VIP 僅保留 10 張。準備哭哭票 SOP。議程組必須事先拿到手慢君 list。
- 行政:跟行政討論代訂住宿等付款的 SOP。
- 行銷:
- 個人行程由 muka 協助。muka 找一下去年的版。
- 要給的講者資料:講者文字介紹跟圖片(給公關跟行銷)
- 票務:講者的票由議程自己開,因為需要不同的資料。
- unconf 在第二天早上,問小卓可否規劃 detail。便當部分,可能有個時間確認人數後,報到處要直接把領便當的部分劃掉。
- 立委與助理要報「一般票 with invited code」
- 講者如果有 sponsor,要記得拿網站的 logo 和 文字。
直播
線路
票務
- 總共與會人數 800(含工作人員 60,講者 36,政府 60,媒體 20,贊助 110)
- 現在有兩種報到方式:
- 紙本 - 國發會公務人員報到(a0kman)
- kktix
- 會有現場付款,準備收據
- 要租用報到的機器,要跟華娛接洽
- 需要議程的人在報到處,講者來了之後由議程助理接走
- 講者的票由議程自己開,因為需要不同的資料
銷售
確認哪些東西需要由贊助商提供,哪些是由我們自己寫。
- 社交網站專屬宣傳
- 請廠商提供:一張圖1400x1400pix,字數 200-300 字。如果廠商可以出兩份最好,否則就跟網站的一樣。
- 到時候銷售組再貼到新聞中心
- 迎賓袋文宣紀念品
- 自有紀念品 & A4 內之文宣
- 看要不要租用「集貨點服務」(一個半月,看佔了多大的空間),行銷很多都是場佈當天到,不需要集貨點服務。
- 決定:不租集貨服務,請贊助商寄黑貓指定時間。再請 mouse 給詳細指示。
- 大會網站:各頁置放品牌 Logo 、連結; 贊助專區置放公司 中、英文各 200 字內簡介。需要 muka 的文宣規範。
- 大會手冊:跨頁 / 單頁廣告(完稿)(muka 再給銷售組詳細規範)
- 贊助商參加 邀請碼 / 晚宴 人數統計
跟廠商確認
網站:logo 240 x120 px 與 中、英文各 200 字內簡介
FB:一張圖1400x1400pix,字數 200-300 字 (若無特別提供,就使用網站版的公司簡介)
手冊:跨頁 / 單頁廣告(完稿)
迎賓袋:(實體)紀念品+A4文宣,需5/13使用黑貓寄達中研院會場
下次開會時間:調查 3/23-3/30
寄開會通知的時候,會順便問大家要訂飲料
https://www.facebook.com/purehappiness01/photos/pb.1455917364726633.-2207520000.1455979120./1471984713119898/?type=3&theater