20180425 vTaiwan小黑客松
時間：2018-04-25 週三 19:30-21:30
地點：社會創新實驗中心2F A9會議室（地圖：https://goo.gl/maps/X65uN9PFXAo）
報名頁：https://vtaiwan.kktix.cc/events/180418
參加者：子魚、Peace、書漾（場外）
預定流程
19:00-19:30 報到
19:30-20:00 開場、自我介紹、當週提案說明、現場提案
20:00-21:00 討論&hacking
21:00-21:30 成果分享&決定下週主持人
提案區
- 小松流程化 / 子魚
- vTaiwan流程的重新檢視＆資訊傳遞（公開）機制 / 子魚
- https://realtimeboard.com/app/board/o9J_kzis1T4=/
- 小松人力需求盤點 / 子魚
- 改hackfoldr
- doodle改kktix
跳坑區
- 本週主持人：從缺XDD
- 開KKTIX、貼FB：子魚
- hackpad共筆：Peace
- 小松直播：
- 晚餐：
會議記錄
這個討論是上次討論的延續，主要是持續討論社群現況與優化社群討論與跨部門溝通程序。請先看0412前情提要與0414會議紀錄 。
小松流程化
- 目的：改善目前小松資訊流通、決策點不明問題
- 將時間固定：
- 以後固定從19:30開始，此前為閒聊時間，流程如下：
- 開場、自我介紹、sync公部門進度、當週提案說明、現場提案、討論&hacking、成果分享&決定下週主持人＆紀錄
- 問題：下午場與晚上場的小松溝通問題
- 有些議題在下午場討論過，但晚上場的人不知道，可能會重複討論。下午場跟晚上場該如何溝通？
- 小松討論的問題，若下午場討論，晚上場的人若無法先參與，是不是可以提前留言讓下午場的人參考？
- >>透過hackpad sync 討論內容：必須麻煩下午場的朋友紀錄
- >>提前預告討論議題之必要：週日前先開hackpad，讓大家能儘早提案
- 討論的議題要預告＆給予提案時間
- 週日前先開會議記錄的hackpad和kktix，貼在Facebook group、hackfoldr和slack
- 小松人力需求盤點：盤點小松揪松的角色＆工作
- https://docs.google.com/document/d/1vZ8dQaOid-oILZB-2jQxj9bygskIGVLjuj173dw0JoI/edit
- 總先跑跑看，約一個月後再來討論修改～～
vTaiwan流程的重新檢視＆資訊傳遞（公開）機制
現階段優先任務-謹守提案流程，加強跨部門效率，檢視、紀錄與優化流程。
- 流程關鍵：練習主持部門提案會議，建議意見徵集方式，追蹤法案流程。
- PM：單一提案由一個人主要負責所有的溝通與聯繫、熟悉議題，管控工作流程
- 紀錄工作流程：記錄每個環節的檢視點，作為改善流程的根據。
- 和公部門＆研究團隊溝通：依據議題合意時程＆讓對方充分了解社群所能提供的協助和可能採取的行動
- >>公部門＆研究團隊來之前要先預告、設定議程和主持人
公告平台：FB Group、hackfoldr
- 提案單位相關資料在FB公開後，則算是與社群公告/聯繫。
- 社群的最大集合在FB Group討論與提供建議。
- kktix則貼在FB Group
延伸討論
- 想像PO,Sense,Join,vTaiwan的整合方式
- 開放政府的結構還有哪些機制需有關鍵點的功能
- PO與vTaiwan是不是應該固定合作的機制
- vTaiwan的機制是否要做甚麼樣的調整，更能發揮公民參與的精神
下週小松預定討論內容
- 盤點跨部門資料交換案利害關係人
- 5/5大松想做的事情
（目前確認會來：子魚、PEACE、雨蒼、TMonk）
- 釐清第二階段徵集意見需求與進度
前情提要
20180414 vTaiwan