summit 2016 討論 20151104

警語: 這是 g0v summit 2016 籌備紀錄，欲參加者請 email 至 [email protected] 報名工作人員。

出席：ly, soidid, a0kman, HC, 小草, 宇庭, pm5

時間：2015.11.04 21:05-

不跟 coscup 合辦。

小草：如果不合辦，要開始訂工作人員住宿。

LY：工作人員～有多少啊？去年 summit 有多少工作人員？

小草：coscup 今年住宿人數：114 人。先抓個 80 人？訂個 40 間。(訂5/13~5/15活動中心)
LY：應該可以
請陳老師幫忙訂，LY 給小草聯絡方式後續聯絡（資科所陳老師助理，杜小姐）。

目前已訂好三天場地

場佈日期：5/13
活動日期：5/14, 15

coscup 2016 8/20.21

pycon 2016 5/27-29

峰會主題：「融合」

行政組後續

行政組員還沒找好

訂工人、講者住宿
- 委託資科所陳老師助理：杜小姐協助代訂5/13~5/15活動中心的房間
- 講者約：35人（可能還有攜伴者，以單人房為優先）
- 工人約：80人（線路組以單人房為優先）
- 以能訂到多少訂多少為優先
調查資料
- 工作人員資料（人少考慮用 google 表單就好）
  - 基本資料（必填）
    - 工人暱稱（＆要印在Badge上的稱呼）
    - 真實姓名（住宿時櫃檯核對身份證用，請不要亂填ಠ_ಠ）
    - 性別
    - 手機號碼
    - e-mail
  - 需求調查
    - 住宿需求（建議工人星期五六兩天都住宿，尤其線路組、場務組！）
    - 衣服尺寸（需要問行銷組今年找哪家衣服廠商，尺碼參考）
    - 預算考量的話會以印樂網為主
    - 飲食葷素（or特殊需求，不吃牛、不吃海鮮、麩質過敏等）
    - 交通費補助？（不接受事後才說要申請的＆附上各縣市補助上限表）
    - 慶功宴參加嗎？（這可能會前要再問一次）
- 講師資料（表單需要雙語，請求翻譯支援，還有要跟議程組保持講者資料更新）
  - 基本資料（必填）
    - 姓名
    - 暱稱（＆要印在Badge上的稱呼）
    - 性別
    - 手機號碼
    - email
  - 需求調查
    - 住宿需求
    - 衣服尺寸
    - 飲食葷素（or特殊需求，不吃牛、不吃海鮮、麩質過敏等）
    - 講者晚宴參加嗎？（外國講者還要問是否參加接風宴）
- 會眾資料（這到時候應該從報名網站上看）
  - 基本資料（沒帶票的，現場用來確認身份用）
    - ★★票種類別★★
    - 暱稱（＆要印在Badge上的稱呼）
    - 真實姓名
    - 性別
    - 手機號碼
    - e-mail
  - 需求調查
    - 飲食葷素（or特殊需求，不吃牛、不吃海鮮、麩質過敏等）
大會保險
- 找保險業務訂大會平安險（要保含食物中毒的內容）
- 需要知道
  - 預計參加人數
    - 工人：80人
    - 講者：70人
    - 會眾：800人
    - 總共保人數就估1000人囉
  - 會使用到的場地
宴會舉辦
- 外國講者接風宴
- 講者晚宴
- 工人慶功宴
  - 訂接駁車
報到流程規劃
- 早鳥票
- 一般票
- 政府票（公務人員進修時數申請）
- 媒體公關票（留名片+通知公關組）
- 哭哭票（給不給過要問LY）
- 沒帶票或身分不明的身份查詢
通知信件
- 行前通知
- 客服信
- 會後問卷
工人交通補助
- 各縣市交通補助上限表（最多發到這個金額）
- 收到寄回的回程票根，再匯款給請領工人
- 統一專員收還是各組收？（行政組拍版方案即可）
- 專員收吧，到時候各組應該滿忙的？

大會失物處理
- 製作失物登記表格
- 失物招領流程

LY 為何跳來要去，到底要講啥～XD

議程組

有一軌特別講智慧城市？因為明年是設計之都

設計之都：設計政策論壇
之後議程組再討論，LY 要揪 clkao
- keynote 趕緊跟 clkao 討論
先邀請國際的朋友
今年 ocf 辦了很多活動，來的人都邀請來
LY 找建議名單，再給議程組邀請
票種讓議程組決定，小草決定報到流程
- 去年有公務人員的票種，a0kman 問流程
聯絡講者

銷售組

HC：贊助要先跑了，建議上次有贊助的企業先問
LY 會把目前的企劃書先請蝦蝦看一遍，然後看一下各大 conf 的贊助者
找銷售組長

行銷

大會主視覺：二月前抵定（一定要）
倒數網頁：LY 跟 muka 子龍協調

[理想狀態] 就時程來說，11月中～12月上CFS頁面，2/1 開始活動倒數

研討會必備：「識別證組合、議程海報、指標、講台活動視覺板」

識別證要自己寫or印刷名字？

研討會選配：「提袋、大會手冊、活動形象物件（大圖、帆布 ect...）」

場務

場地已經確定了，可以通知場務組，LY 要跟 mouse 還有（誰？LY 填一下）

工作人員

需要大家推薦會計、銷售

會計有變

差銷售跟紀錄

公關，應該是找蝦蝦，但未確定工作內容

文件

soidid 開一個 trello，跟 google group

workshop

合辦可能方式，辦 coscup workshop -
LY要問小畢

要看舉辦前每個 milestones 的時間

milestones

去年時程：

今年時程預計：

講者邀請：現在 - ?
農曆新年：2/07 - 2/17
徵稿：三個月前，2/17
議程公佈：一個月前，4/13
活動日期：5/13-14

星期五晚上：外國講者接風

講者晚宴

BoF?

慶功宴

=> LY 先弄一個，然後再請各組長補完

下次會議時間：11/16 (一) 21:00

工作人員：需要大家推薦會計、銷售