g0v summit 2014 場務
11/7手工
時間：11/7 (Fri.) 10am - 1pm
地點：中研院人社館802會議室
人員：無薪派遣工20人↑
- 小提袋裝袋：
- 一般小貓袋：議程、贊助商廣告、空白badge、badge吊帶
- 講者小貓袋：議程、贊助商廣告、badge吊帶、講者Badge、 晚宴邀請卡、Unconference 貼紙
- 物資裝箱分類：t-shirt、海報、議程表、橫條、指示牌、新聞稿、…
11/7場佈
時間：11/7 (Fri.) 2pm - 6pm
地點：中研院人社館2F入口大廳
人員：無薪派遣工20人↑
- 搬運粗工（3F報到詢問處、4F專案攤位、用餐區、調整沙發桌椅）：12人
- 3F中研院長桌x45
- 南北側沙發區各5
- 休息區 20
- 報到區 5
- 詢問台 4 + 5
- 3F中研院椅子x123
- 南北側各 5x4
- 休息區 20x4
- 報到區 0
- 詢問台 3
- 4F外租桌 60
- 4F外租椅 200
- 報到處&販賣部佈置：4人 ( 報到處規劃: http://goo.gl/j7h5SZ )
- 會議室設備調整測試：2人
- 線路組(david、波卡Poka)
- 直播組(攝護線)
- 攤位組
11/7行前
時間：11/7 (Fri.) 7pm
地點：中研院人社館802會議室
人員：所有場務志工40人 + 線路組代表 + 記錄組代表
- 自我介紹
- 環境介紹
- 任務簡報
- 工作分配
- 狀況模擬
- 報到處
- Trello: https://trello.com/c/LCgoaru1/19--
- 各道報到人數與領取物品: http://goo.gl/XHDrvK
- 臨時動議
11/8集合
時間：11/8 (Sat.) 7:30am
地點：中研院人社館2F入口大廳
人員：所有場務志工40人
rundown：
- 任務簡報、工作分配，最後一次收PR
- 各就各位、整理環境，小組長確認細節
- 開始被報到人潮 DDoS ，內場各廳組長確認設備ready
- keynote 開始，撤部分報到人力到茶點佈置
- 撤上午茶點，午餐環境佈置
- 發放便當、整理廚餘垃圾，收拾午餐環境
- 下午茶點佈置、晚宴場地佈置
- 撤下午茶點、撤 demo 攤位、撤報到處
- 撤紀念品販賣部，會議廳清潔
- 晚宴撤收清潔，集合意見回饋
報名
人力：1 人
- kktix 管理
- CFP 資訊
- 文案
- invited code 管理
報到
- 報到處+服務處人力：15人
- 動線圖
- 普通報到區
- QRCode報到
- Scanner、手機Scanner
- Scanner 6 台 (600 人)
- 非 QRCode 報到（紙本報到 或 序號+個人資料報到）
- 序號、E-mail、姓名
- 使用 kktix manager App ( 有 iOS , Android) 說明文件 ，依據報到序號、手機搜尋。
- 特殊報到區：媒體、講師
場地
- 平面圖：二樓報到處、三樓服務處
- 立牌：https://docs.google.com/spreadsheets/d/1LsgMCx0hd7VqW4-ynTKPd-pUZ2a8y74hzMXCkxkyT2A/
- 動線圖
- 用餐
- 場地發想
- 3F：http://goo.gl/MVBKod
走道至少保留 3m 寬度，人多才不會有壓迫感，所以茶點不設在三樓- 報到與展售分開以免混亂。
展售處另提供g0v (與NGO?!) 的捐款資訊
- 報到與詢問合併，因為屬性相近
- 長廊有 20 面全開玻璃板，可以作大型視覺輸出取代傳統的會議橫布條。內容可以是 g0v 的歷史、成果、以及過去活動攝影精選，e.g. http://goo.gl/34Z3f5
- 兩側較安靜的靠窗走廊擺放大量 IBM 桌椅、沙發、電源延長線，提供自發 hack 場地與交流空間：CLBC提供咖啡機、中研院提供沙發
- VIP 室供講者接待休息，和工作人員放置個人物品
- 4F：http://goo.gl/GVAkEe
- 茶點靠近落地窗，增加美食視覺效果
- g0v 攤位鄰近茶點，
方便工作人員吃喝 提高 demo 曝光度。電腦靠內側，螢幕比較不會反光
兩側長廊有很方便的獨立隔間，供 g0v 專案陳列展示攤位及成果。靠窗處擺放少量小圓桌，可提供休息與討論，以不妨礙動線為原則單側最多有 14 個獨立展示隔間，但空間很小所以兩間併一間，a.k.a 兩側共可有 14 個攤位
- 晚宴場地：
- 總鋪師入場備料時間：上午9:00。
- 總鋪師入場佈置晚宴桌椅時間：午餐撤場後。
- 用餐開始時間：晚間 6:00。
- 總鋪師撤場時間：晚間 10:00 前。
- 外場：圓桌 12 桌， 每桌靠背椅 10 張 。
- 內場：電梯後側中庭處。已與總舖師確認 OK，該團隊曾使用該處調理。
- 桌椅餐具：向總鋪師租用。
- 場佈：總鋪師團隊。
- 晚宴場地總鋪師需要中午用餐完，儘早撤場，最晚當天下午2:30前可入場佈置為妥。
- 清潔：總鋪師負責用餐區垃圾，廚餘善後，廚房刷洗，不做細部清潔。
- 總鋪師預計晚間十點前應可整理完畢撤場。
撤場
撤場計劃書
3pm：攤位撤收
4pm：陸續將桌椅推入庫房
5pm：晚宴場地佈置
演講廳
每廳人力
- 主持+場控
- 直播+設備
- 直播：攝護線 (音地大帝團隊)
- 燈光音響控制：各場地門神 + 線路組
- 顧門+客服
物資需求
- 束線帶：AceChen×1
- 大力膠帶/地毯膠帶：AceChen×1
- 抹布、紙巾、衛生紙
- 文具：隱形膠帶、雙面膠帶、麥克筆、剪刀、美工刀、訂書機、長尾夾…：JoeWang
- 公用筆電（開新 account）：AceChen×1 , JoeWangx1 → 交給 caasi
- Thunderbolt→VGA 轉接頭：jbytw×1, AceChen×1, Leex1, solringx1 → 交給 caasi
接駁車
（坑主 choupi ）
- 參考資訊：
- 首都客運 http://www.capital-bus.com.tw/ http://www.capitaltour.com.tw/
- 台北客運 http://www.tpebus.com.tw/service/reng_car.html
- 大都會客運 http://www.mtcbus.com.tw/index.php?m=Service&a=index&showid=75&r=1.6
- 欣欣客運 http://www.shinbus.com.tw/renta.htm
- 和欣客運 http://www.ebus.com.tw/rent_bus/online_rent_bus_1.asp
- 三重客運 http://www.sanchung-bus.com.tw/style/frame/templates11/factory.asp?lang=1&customer_id=1853&content_set=color_1&name_id=69495&fid=3821
- 早上包車 2hr，從南港展覽館站接人
住宿
（坑主 mindos）
- 中央研究院學術活動中心 http://gao.sinica.edu.tw/huo-dong/room.php
- 訂房 https://wrs.ec-hotel.net/wep4webhotel/webhotel/0081/hotel/showProductRoomList.action
- 分房表：？
TODO List
- 可控制各廳燈光、音量、空調溫度？→值班中控室
- 可提供走道LCD？訊號從何處接入？→值班中控室
- 無線麥克風電池型號？→值班中控室
- 備援/公用 laptop
- 四樓露天中庭是否有水龍頭供外燴使用？→確認(晚宴組)
- 場務組和線路組住宿名單
- 無線電數量→門機25, 攤位3, 議程助理7 (不含線路組)
- 租桌椅
- 場務組預算表
- 指示牌數量
- 印刷物內容數量
- 支出的發票和報帳
討論
檢討（除了提出問題，請提供下次秘訣）
- (個人出包)標示立牌數量和內容有許多問題，copy template 的時候要注意
- 販賣處似乎沒有立牌指示，會眾好像都是走來走去才碰巧發現
- (個人出包)忘了印標示立牌的列表，場佈的時候很多人不知道要貼哪邊 Orz
- 沒有跟行銷協調好小貓袋內容物到達的時間，手工日暨場佈當天效率有點差
- (lanf0n 提到) 雖然有排班表，但是要是這班機動去執行耗時的任務，必定會影響到換班。
- 不太能掌握機動的人數，尤其在報到處縮編以後
- 需要直播/線路/口譯的快速聯絡窗口，處理會眾反應的問題（Slack 和無線電有點太雜）
- 無法跟議程助理或會議主持直接溝通，許多消息傳不進去：食物的通告、銷售的宣傳、臨時大會報告等
- 無線電沒有歷史紀錄，漏聽就 gg 了。又無線電一次只能一個人講話。
- 遠距教室(R3) 的位置標示不清楚，致使很多會眾找不到，另外聽眾人數也遠超過教室容納量
- 大會手冊沒有場地圖，最好連中研院地圖都有。
- 未來若將特定房間設為講者休息室，可以將三樓吃飯區隔出一半作為工作人員休息室？避免互相打擾。
- 第一天和第二天的銜接，因為地點不同，似乎因為不明原因導致會眾以及外國講者非常多人，先走到人文館發現走錯了才又花時間移動到資訊所
- 線路組若跑「報到流程」，會影響到工作。事前先發識別證，當天直接開幹，事後再補衣物等贈品如何？
- lanfon 還提到，節目單上面沒標場地。
- 口譯/翻譯的獲取來源可以說明更清楚
- TutorABC 的機器只能聽 R0
- 其餘場次需在網站上觀賞翻譯
- R1 下午場有來自社會所的會眾，他們沒有 badge (進出會場時無法檢查通過)。也許下次給予能識別的東西？
- 場務工人應對場次資訊(場地/時間)有更多瞭解，或是有簡表在手邊。否則容易被迷途的會眾問倒。
- 有場務不知11/7晚有行前會，因為場務行前工作調查表並沒有把這行前會列進去。
- 食物組：
- 大家都不喜歡吃早餐...
- 秘訣1: 事前通知(強調)有早餐
- 秘訣2: 強迫大家報到時拿一份早餐(?)
- 不管怎麼宣傳，大家還是會集中到一側(南側)去吃點心
- 秘訣1: 乾脆只擺一邊(?)
- 秘訣2: 兩邊分別有指標提醒會眾另一邊也有(可以放在已有的立牌上)
- 南側中午發便當的人手晚到時太晚求救 (這是因為我沒有搞清楚人手理論上要到的時間)
- 秘訣: 記好人手理論上要到的時間, 時間到人還沒來就開始用無線電追殺
- 便當數量估的有點驚險（10am統計死線前報到的會眾太少）
- 點心不確定是多估還是宣傳不夠？
- conf 當天工人早餐太晚到，打亂許多計畫
- 沒有通知到大家：有準備早餐給全部工人和講者
- R0 國際會議廳：
- 沒有合適的桌椅用來panel（沙發＋小茶几應該比較好，但小茶几太重不好搬，圓桌則太高，最後只好遷就圓桌而擺摺椅）
- 報到組
- 票種高達 11 項，考慮減少？ (ref. 票務相關討論: g0v Summit 2014 )
- 贊助票混亂，由於時間太趕，因此一部份贊助為 VIP 票種、一部份為 保留票種，導致後來統計不利。
- 晚宴小卡與Unconference，導致 VIP 與 講者 報到有點繁複。
- 精進方法：unconf可以沿用conf的QR code（KKTIX許願）
- 精進方法：晚宴門口紙本簽到後發小卡
- 門口報到處，常常必須redirect報名者到正確的路徑，因為UI上，給講者和特殊報名用得橫式桌子很像報到處，比立排標示還顯眼，一堆人直接走往橫桌才發現走錯
- VIP 和 「特殊報到處」的語意不大容易分辨。（VIP 也很特殊？）
- Exception handler - 報到處若碰到例外情況，沒有辦法迅速決策。例如，kktix 掃描但是 invalid code；例如，某講者長官的助理沒有報名但一起來（應立刻放行）。
- 當下若有指定一個現場做決策的負責人，只要 error 立刻 handle 就會好很多、禮貌很多
- 報到時給予物品太晚確認，前一天才說 講者衣服、耳機要在報到時領取，導致當天現場混亂，後續去申請講者耳機交由議程助理給予才解決，感謝 AceChen ipa chiu 幫忙。
- 販賣組
- 沒有清點表加上二度送貨人員不同，第二次送貨數量沒有登記，輕微點收混亂
- 建議使用 POS
- 建議支援 credit card (Square?)
- 需要英文 support
另外是（工作人員報到處）卡西這的 bug, 因為他負責的位置只有一個人，導致他連要上廁所、領便當都不方便 甚至 4F 的點心長怎樣都不知道QQ...
攤位組