特別講座活動工作事項 - 空白模版
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| 時間 | 作者 | 版本 |
|---|---|---|
| 2019-09-18 06:49 – 06:50 | r1 – r3 | |
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+ 特別講座活動工作事項 - 空白模版
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+
+ 使用方式
+ *活動剛結束，記憶猶新時，一起編空白模版
+ *越完整越好，有想到都盡量寫，實際用的時候再來刪，比較不會漏掉東西
+ *下次舉辦活動時，複製空白模版內容，貼到新的 hackpad 上編輯
+ *如果妳不熟悉 hackpad 的操作方式，可以看詳細的使用說明 空白模版使用方式
+ *跳坑認領的人在行末簽名，一人可跳多坑，自己注意不要衝堂了
+ *填坑過程中在下層清單補上各階段進度、所需費用等細節
+ *填坑完成後在該行補上完成時間，並在 checkbox 打勾
+ *循環至步驟 1.
+
+ ↑以上 meta↑
+ ↓以下空白模版內容↓
+
+ *籌備期 (活動前 8 週)
+
+ 主辦人
+ *確定活動資訊
+ *活動名稱：
+ *講題內容：
+ *講者名單：
+ *講者介紹：
+ *場地贊助：
+ *媒體夥伴：
+ *時間：
+ *地點：
+ *時間表：
+ *語言與翻譯：
+ *報名資格：
+ *名額：
+ *票價：
+ *報名網址：
+ *確定籌備期間任務分配
+ *議程組__人，簽名：
+ *場務組__人，簽名：
+ *食物組__人，簽名：
+ *行銷組__人，簽名：
+ *媒體組__人，簽名：
+ *確定當天現場任務分配
+ *議程組
+ *主持 1 人，簽名：
+ *司儀__人（如果多軌議程可能需多人），簽名：
+ *口譯__人，簽名：
+ *導播 1 人，簽名：
+ *場務組
+ *場控 1 人，簽名：
+ *講者接待__人，簽名：
+ *會眾接待__人，簽名：
+ *機動__人，簽名：
+ *食物組
+ *窗口 1 人，簽名：
+ *行銷組
+ *報到資料袋準備__人，簽名：
+ *媒體組
+ *錄影__人，簽名：
+ *攝影__人，簽名：
+ *文字即時轉播__人，簽名：
+ *影音即時轉播__人，簽名：
+ *即時報導__人，簽名：
+
+ 議程組
+ *軟體設施準備
+ *大會簡報 / 影片
+ *開場
+ *閉幕
+ *大會字幕畫面（休息時間投影在主螢幕上用的）
+ *WiFi 密碼
+ *距離下一場議程時間 / 時間表
+ *臨時異動公告
+ *講者對談時段背景畫面
+ *上半部主視覺（提供拍照錄影畫面當背景）
+ *下半部黑畫面（避免投影光線直射講台上的對談人）
+ *確認講者或來賓參與意願，簽名：活動主辦人 / 議程組總監
+ *想好初步的活動概念
+ *根據活動概念，列出適合的講者名單`
+ *私下透過人脈打聽，如果想邀請某某講者出席活動，是否適合
+ *知名講者常常三天兩頭就收到各種阿撒不魯的邀請，為了避免活動邀請石沈大海，或因為不瞭解對方、定位錯誤而給人白目的印象，如果有管道可以先私下瞭解對方的意願，確定可行後再正式寄出邀請信件，會比較容易成功。
+ *確認對方意願後，寄出正式的邀請信函
+ *講者邀請信空白模版 (TBD)
+ *正式邀請信獲正面回應後，將講者接洽窗口加入群組信中
+ *講者接洽窗口介紹空白模版 (TBD)
+ *主辦人和講者接洽窗口事前充分溝通，建立共通的行事準則。常見的準則包括：
+ *講者來賓通常是主辦人非常尊敬地邀請而來，基於禮節，正式信件中盡量以「您」取代「你 / 妳」，除非對方原本就跟妳熟識，可以用朋友的頻率溝通。
+ *基於同樣原因，講者的來信盡量於一到二天內回覆，不要讓對方等待。如果有懸而未決的事項而導致無法馬上回答來信中的問題，也直接在信件中說明，讓講者知道目前的狀況。
+ *基於同樣原因，敲會議時間時，先把自己方便的時段列出來並排定優先順序，供講者選擇，而不是讓講者列出他/她的時間來給妳選擇。
+ *基於同樣原因，務必事先做功課瞭解講者的過去經歷，如果有需要進一步瞭解的細節，在詢問之前，先說明妳已經有爬文、已知道哪些部分，讓對方感覺到妳是有備而來，而不會疑惑「既然不知道我的經歷那到底是邀我來幹嘛的」。
+ *已敲定講者 1，窗口簽名：
+ *取得講者聯絡方式（個資勿寫在公開 hackpad）
+ *和講者敲定日期、時段：
+ *開講題討論共筆（範例：程式和年輕女性的交集火花），網址：
+ *提供活動資訊，包含主軸、相關議程、其他講者簡介
+ *提供聽眾組成資訊，包含年齡、性別、語言、社群、職業、相關背景
+ *列出聽眾可能感興趣的主題
+ *邀約講題討論會議
+ *時間：
+ *地點：
+ *參與者簽名：
+ *文字紀錄 1 人，簽名：
+ *調查講者的個人需求
+ *葷素、不能吃的食物
+ *是否攜伴（有的話需在聽眾席預留座位）
+ *當日行程規劃，何時抵達、何時離開（方便當天接待人員掌握狀況）
+ *電腦規格（是否需訊號轉接頭）、投影片檔案格式（需轉 pdf 或可直接放原檔）、是否需接音源
+ *告知講者行前細節
+ *是否有投影設備、是否需製作投影片、是否需自備電腦和簡報器
+ *麥克風種類、講台布置、錄影方式（演講中是否適合走動）
+ *是否需在__天前預先提供投影片檔案 / 講稿
+ *是否需在__天前和口譯溝通
+ *當天會面時間地點、簡報設備測試時間
+ *當天接待人員聯絡方式
+ *提醒講者注意斟酌內容儘量避免涉及 CoC
+ *包括投影片跟…桌布！ XD
+ *備份演講投影片
+ *取得 final 投影片檔案
+ *備份至 usb 隨身碟
+ *備份至主辦單位的簡報備用電腦
+ *協助外地講者
+ *提供交通資訊
+ *提供住宿資訊
+ *提供旅遊規劃資訊
+ *講者酬謝
+ *講師費：
+ *交通費：
+ *住宿費：
+ *紀念品：
+ *已敲定講者 2，窗口簽名：
+ *（include 講者 1）
+
+ 場務組
+ *空間規劃
+ *平面圖
+ *路牌位置（對街道入口 / 轉角 / 電梯前… etc.）
+ *海報位置（議程表、WiFi 等）
+ *報到處與櫃臺（待命區）
+ *洗手間
+ *食物區
+ *聽眾座位區
+ *講者休息區
+ *講台
+ *投影布幕+投影機
+ *大會字幕畫面 / 演講簡報主畫面
+ *推特牆
+ *導播台
+ *錄影腳架
+ *電源插座
+ *網路孔
+ *備用待命區
+ *動線模擬
+ *講者動線：入口與休息區通道、休息區與講台通道、休息區與洗手間通道
+ *會眾動線：報到處與座位區通道、座位區與洗手間通道、座位區與食物區通道
+ *接待動線：全場移動通道
+ *攝影師動線：全場移動通道
+ *錄影/直播動線：進出腳架區通道
+ *硬體設施準備
+ *講台區
+ *講桌
+ *高腳椅
+ *投影布幕
+ *投影機與相關線材
+ *錄影設備與相關線材
+ *攝影設備
+ *腳架
+ *給講者的備用筆電
+ *座位區
+ *椅子
+ *講者休息區
+ *桌子
+ *椅子
+ *導播區
+ *電腦設備與相關線材
+ *桌子
+ *椅子
+ *櫃臺區
+ *報到桌
+ *食物區
+ *點心桌
+ *飲料接水桶
+ *垃圾桶
+ *廚餘桶
+ *資源回收桶
+ *洗手間
+ *洗手乳
+ *衛生紙
+ *備用待命區
+ *抹布、打掃用具（食物打翻時…XD）
+ *額外的桌椅（人數追加時）
+ *額外的文具（臨時手寫名牌、出借紙筆…等）
+ *瓶裝水（訂製的飲料遲到時）
+ *無線網路（如果場地本身沒提供，需另外包線路組）
+ *雨天備案
+ *雨傘架 / 雨傘套
+ *戶外動線調整
+
+ 食物組
+ *會眾 + 講者 + 工作人員共用
+ *正餐
+ *點心
+ *飲水
+ *餐具
+ *講者專用
+ *開水（瓶裝水 / 飲水機 + 杯子）
+ *熱茶
+
+ 行銷組
+ *主視覺設計，簽名：
+ *logo 標準字，檔案網址：
+ *宣傳圖（社交網站、報名頁面用），檔案網址：
+ *平面設計（輸出物已拿到手的打勾），簽名：
+ *頸繩，檔案網址：
+ *名牌，檔案網址：
+ *海報，檔案網址：
+ *貼紙，檔案網址：
+ *手冊，檔案網址：
+ *筆，檔案網址：
+ *便箋，檔案網址：
+ *筆記本，檔案網址：
+ *紀念徽章，檔案網址：
+ *T shirt，檔案網址：
+ *報到資料袋（盡量找會被重複使用的類型，研討會紙袋太多了常被直接回收），檔案網址：
+ *餐卷，檔案網址：
+ *web / app 內容規劃
+ *抵達、報到需求
+ *交通方式
+ *場地平面圖
+ *行前提醒
+ *與會期間需求
+ *議程表
+ *講者介紹
+ *大會臨時公告 push message
+ *推特牆
+ *議程共筆
+ *會後需求
+ *影片釋出通知
+ *網頁設計，簽名：
+ *wireframe / mockup，網址：
+ *proto，網址：
+ *production，網址：
+ *app 設計與實作，簽名：
+ *iOS 版 app store 網址：
+ *Android 版 google play 網址：
+
+ 媒體組
+ *網路宣傳
+ *facebook 網址：
+ *twitter 網址：
+ *google+網址：
+ *plurk 網址：
+
+ *行前 (活動前 2 天)
+
+ 講者提醒
+ *行前通知信（負責人：各講者窗口）
+ *現場接待人員稱謂__緊急聯絡方式__（現場接待人員跟講者窗口同一人為佳）
+ *接待人員和講者約在當天__月__日星期__早上/下午__點__分在__地點
+ *會場會準備、講者不需攜帶的東西包括__
+ *講者需自己準備的東西包括__
+ *講者行前通知信空白模版 (TBD)
+
+ 會眾提醒
+ *行前通知信，信件內容預覽網址：
+ *會眾行前通知信空白模版 (TBD)
+
+ 行前工作匯報
+ *（所有的東西 final review）
+
+ *執行期 (活動當天)
+
+ 場地準備 (1~2hrs)
+ *議程組
+ *主持
+ *順 run down
+ *確認今天要介紹的來賓資料
+ *司儀
+ *準備出門
+ *口譯
+ *準備出門
+ *導播
+ *設定、連接、測試導播設備
+ *設定、連接、測試給講者的備用筆電
+ *場務組
+ *場控
+ *協調場佈狀況
+ *講者接待 / 會眾接待 / 機動
+ *參考事前的平面圖規劃搬東西橋定位
+ *食物組
+ *聯繫廠商、收件
+ *食物擺盤、封保鮮膜
+ *準備餐具、杯子、紙巾
+ *行銷組
+ *分裝報到資料（印刷品、文具、紀念品……等）
+ *媒體組
+ *攝影
+ *拍照紀錄場佈過程
+ *錄影
+ *確認腳架區位置、講者活動範圍
+ *架腳架、設定設備、找人試拍
+ *影音即時轉播
+ *架機器
+ *網路設定、直播網址測試
+ *文字即時轉播
+ *無
+ *即時報導
+ *
+
+ 報到 (30 mins)
+ *主持
+ *觀察會場狀況，找主持梗
+ *司儀
+ *順 run down，複習台詞
+ *口譯
+ *複習講者投影片、講稿、技術詞彙等
+ *導播
+ *
+ *場務組
+ *場控
+ *講者接待
+ *會眾接待
+ *會議廳入口身份確認
+ *餐點區入口身份確認
+ *機動
+ *食物組
+ *
+ *行銷組
+ *報到資料袋準備
+ *媒體組
+ *攝影
+ *錄影
+ *影音即時轉播
+ *文字即時轉播
+ *即時報導
+
+ 演講
+ *
+ 中場休息
+ *
+ 對談
+ *
+ 收場 (30mins)
+ *議程組
+ *
+ *場務組
+ *
+ *食物組
+ *
+ *行銷組
+ *
+ *媒體組
+ *
+
+ *leve1up期 (活動後1週)
+
+ *整理本次經驗，更新文件
+ *在共筆(本文件)上補完資訊
+ *改善空白模版
+ *在空白模版附錄加上本次文件網址
+ *直播影片上時間碼，metadata 微調，網址：
+ *釋出活動側拍照片，網址：
+ *釋出活動紀錄影片，網址：
+
+ *附錄
+
+ *（收集歷屆活動共筆，這樣除了模版外，還有實際執行狀況可參考）特別講座活動工作事項 - 空白模版
+ *
+ *目的
+ *累積知識，讓歷屆 Rails Girls 活動以及所有其他類似活動的工作人員，能無痛上手，減輕各社群舉辦活動的負擔
+ *
+ *規格
+ *活動型態以 姺語言力-程式新市場，女孩新火花 為例，文件架構承襲自 戶外活動網路及直播設置 - 空白工作模版，內容參考 我對 Ruby Conference Taiwan 2014 的開炮 、 會議不錯但是有很多部分想說 中所指出的問題，以及 Java Two 經驗 做加強
+ *如果活動型態和範例差異太大，建議另開一個空白模版，方便不同性質的活動套用
+ *
+ *授權
+ *CC0
+ *
+ *使用方式
+ *活動剛結束，記憶猶新時，一起編空白模版
+ *越完整越好，有想到都盡量寫，實際用的時候再來刪，比較不會漏掉東西
+ *下次舉辦活動時，複製空白模版內容，貼到新的 hackpad 上編輯
+ *如果妳不熟悉 hackpad 的操作方式，可以看詳細的使用說明 空白模版使用方式
+ *跳坑認領的人在行末簽名，一人可跳多坑，自己注意不要衝堂了
+ *填坑過程中在下層清單補上各階段進度、所需費用等細節
+ *填坑完成後在該行補上完成時間，並在 checkbox 打勾
+ *循環至步驟 1.
+ *
+ *↑以上 meta↑
+ *↓以下空白模版內容↓
+ *
+ *籌備期 (活動前 8 週)
+ *
+ *主辦人
+ *確定活動資訊
+ *活動名稱：
+ *講題內容：
+ *講者名單：
+ *講者介紹：
+ *場地贊助：
+ *媒體夥伴：
+ *時間：
+ *地點：
+ *時間表：
+ *語言與翻譯：
+ *報名資格：
+ *名額：
+ *票價：
+ *報名網址：
+ *確定籌備期間任務分配
+ *議程組__人，簽名：
+ *場務組__人，簽名：
+ *食物組__人，簽名：
+ *行銷組__人，簽名：
+ *媒體組__人，簽名：
+ *確定當天現場任務分配
+ *議程組
+ *主持 1 人，簽名：
+ *司儀__人（如果多軌議程可能需多人），簽名：
+ *口譯__人，簽名：
+ *導播 1 人，簽名：
+ *場務組
+ *場控 1 人，簽名：
+ *講者接待__人，簽名：
+ *會眾接待__人，簽名：
+ *機動__人，簽名：
+ *食物組
+ *窗口 1 人，簽名：
+ *行銷組
+ *報到資料袋準備__人，簽名：
+ *媒體組
+ *錄影__人，簽名：
+ *攝影__人，簽名：
+ *文字即時轉播__人，簽名：
+ *影音即時轉播__人，簽名：
+ *即時報導__人，簽名：
+ *
+ *議程組
+ *軟體設施準備
+ *大會簡報 / 影片
+ *開場
+ *閉幕
+ *大會字幕畫面（休息時間投影在主螢幕上用的）
+ *WiFi 密碼
+ *距離下一場議程時間 / 時間表
+ *臨時異動公告
+ *講者對談時段背景畫面
+ *上半部主視覺（提供拍照錄影畫面當背景）
+ *下半部黑畫面（避免投影光線直射講台上的對談人）
+ *確認講者或來賓參與意願，簽名：活動主辦人 / 議程組總監
+ *想好初步的活動概念
+ *根據活動概念，列出適合的講者名單`
+ *私下透過人脈打聽，如果想邀請某某講者出席活動，是否適合
+ *知名講者常常三天兩頭就收到各種阿撒不魯的邀請，為了避免活動邀請石沈大海，或因為不瞭解對方、定位錯誤而給人白目的印象，如果有管道可以先私下瞭解對方的意願，確定可行後再正式寄出邀請信件，會比較容易成功。
+ *確認對方意願後，寄出正式的邀請信函
+ *講者邀請信空白模版 (TBD)
+ *正式邀請信獲正面回應後，將講者接洽窗口加入群組信中
+ *講者接洽窗口介紹空白模版 (TBD)
+ *主辦人和講者接洽窗口事前充分溝通，建立共通的行事準則。常見的準則包括：
+ *講者來賓通常是主辦人非常尊敬地邀請而來，基於禮節，正式信件中盡量以「您」取代「你 / 妳」，除非對方原本就跟妳熟識，可以用朋友的頻率溝通。
+ *基於同樣原因，講者的來信盡量於一到二天內回覆，不要讓對方等待。如果有懸而未決的事項而導致無法馬上回答來信中的問題，也直接在信件中說明，讓講者知道目前的狀況。
+ *基於同樣原因，敲會議時間時，先把自己方便的時段列出來並排定優先順序，供講者選擇，而不是讓講者列出他/她的時間來給妳選擇。
+ *基於同樣原因，務必事先做功課瞭解講者的過去經歷，如果有需要進一步瞭解的細節，在詢問之前，先說明妳已經有爬文、已知道哪些部分，讓對方感覺到妳是有備而來，而不會疑惑「既然不知道我的經歷那到底是邀我來幹嘛的」。
+ *已敲定講者 1，窗口簽名：
+ *取得講者聯絡方式（個資勿寫在公開 hackpad）
+ *和講者敲定日期、時段：
+ *開講題討論共筆（範例：程式和年輕女性的交集火花），網址：
+ *提供活動資訊，包含主軸、相關議程、其他講者簡介
+ *提供聽眾組成資訊，包含年齡、性別、語言、社群、職業、相關背景
+ *列出聽眾可能感興趣的主題
+ *邀約講題討論會議
+ *時間：
+ *地點：
+ *參與者簽名：
+ *文字紀錄 1 人，簽名：
+ *調查講者的個人需求
+ *葷素、不能吃的食物
+ *是否攜伴（有的話需在聽眾席預留座位）
+ *當日行程規劃，何時抵達、何時離開（方便當天接待人員掌握狀況）
+ *電腦規格（是否需訊號轉接頭）、投影片檔案格式（需轉 pdf 或可直接放原檔）、是否需接音源
+ *告知講者行前細節
+ *是否有投影設備、是否需製作投影片、是否需自備電腦和簡報器
+ *麥克風種類、講台布置、錄影方式（演講中是否適合走動）
+ *是否需在__天前預先提供投影片檔案 / 講稿
+ *是否需在__天前和口譯溝通
+ *當天會面時間地點、簡報設備測試時間
+ *當天接待人員聯絡方式
+ *提醒講者注意斟酌內容儘量避免涉及 CoC
+ *包括投影片跟…桌布！ XD
+ *備份演講投影片
+ *取得 final 投影片檔案
+ *備份至 usb 隨身碟
+ *備份至主辦單位的簡報備用電腦
+ *協助外地講者
+ *提供交通資訊
+ *提供住宿資訊
+ *提供旅遊規劃資訊
+ *講者酬謝
+ *講師費：
+ *交通費：
+ *住宿費：
+ *紀念品：
+ *已敲定講者 2，窗口簽名：
+ *（include 講者 1）
+ *
+ *場務組
+ *空間規劃
+ *平面圖
+ *路牌位置（對街道入口 / 轉角 / 電梯前… etc.）
+ *海報位置（議程表、WiFi 等）
+ *報到處與櫃臺（待命區）
+ *洗手間
+ *食物區
+ *聽眾座位區
+ *講者休息區
+ *講台
+ *投影布幕+投影機
+ *大會字幕畫面 / 演講簡報主畫面
+ *推特牆
+ *導播台
+ *錄影腳架
+ *電源插座
+ *網路孔
+ *備用待命區
+ *動線模擬
+ *講者動線：入口與休息區通道、休息區與講台通道、休息區與洗手間通道
+ *會眾動線：報到處與座位區通道、座位區與洗手間通道、座位區與食物區通道
+ *接待動線：全場移動通道
+ *攝影師動線：全場移動通道
+ *錄影/直播動線：進出腳架區通道
+ *硬體設施準備
+ *講台區
+ *講桌
+ *高腳椅
+ *投影布幕
+ *投影機與相關線材
+ *錄影設備與相關線材
+ *攝影設備
+ *腳架
+ *給講者的備用筆電
+ *座位區
+ *椅子
+ *講者休息區
+ *桌子
+ *椅子
+ *導播區
+ *電腦設備與相關線材
+ *桌子
+ *椅子
+ *櫃臺區
+ *報到桌
+ *食物區
+ *點心桌
+ *飲料接水桶
+ *垃圾桶
+ *廚餘桶
+ *資源回收桶
+ *洗手間
+ *洗手乳
+ *衛生紙
+ *備用待命區
+ *抹布、打掃用具（食物打翻時…XD）
+ *額外的桌椅（人數追加時）
+ *額外的文具（臨時手寫名牌、出借紙筆…等）
+ *瓶裝水（訂製的飲料遲到時）
+ *無線網路（如果場地本身沒提供，需另外包線路組）
+ *雨天備案
+ *雨傘架 / 雨傘套
+ *戶外動線調整
+ *
+ *食物組
+ *會眾 + 講者 + 工作人員共用
+ *正餐
+ *點心
+ *飲水
+ *餐具
+ *講者專用
+ *開水（瓶裝水 / 飲水機 + 杯子）
+ *熱茶
+ *
+ *行銷組
+ *主視覺設計，簽名：
+ *logo 標準字，檔案網址：
+ *宣傳圖（社交網站、報名頁面用），檔案網址：
+ *平面設計（輸出物已拿到手的打勾），簽名：
+ *頸繩，檔案網址：
+ *名牌，檔案網址：
+ *海報，檔案網址：
+ *貼紙，檔案網址：
+ *手冊，檔案網址：
+ *筆，檔案網址：
+ *便箋，檔案網址：
+ *筆記本，檔案網址：
+ *紀念徽章，檔案網址：
+ *T shirt，檔案網址：
+ *報到資料袋（盡量找會被重複使用的類型，研討會紙袋太多了常被直接回收），檔案網址：
+ *餐卷，檔案網址：
+ *web / app 內容規劃
+ *抵達、報到需求
+ *交通方式
+ *場地平面圖
+ *行前提醒
+ *與會期間需求
+ *議程表
+ *講者介紹
+ *大會臨時公告 push message
+ *推特牆
+ *議程共筆
+ *會後需求
+ *影片釋出通知
+ *網頁設計，簽名：
+ *wireframe / mockup，網址：
+ *proto，網址：
+ *production，網址：
+ *app 設計與實作，簽名：
+ *iOS 版 app store 網址：
+ *Android 版 google play 網址：
+ *
+ *媒體組
+ *網路宣傳
+ *facebook 網址：
+ *twitter 網址：
+ *google+網址：
+ *plurk 網址：
+ *
+ *行前 (活動前 2 天)
+ *
+ *講者提醒
+ *行前通知信（負責人：各講者窗口）
+ *現場接待人員稱謂__緊急聯絡方式__（現場接待人員跟講者窗口同一人為佳）
+ *接待人員和講者約在當天__月__日星期__早上/下午__點__分在__地點
+ *會場會準備、講者不需攜帶的東西包括__
+ *講者需自己準備的東西包括__
+ *講者行前通知信空白模版 (TBD)
+ *
+ *會眾提醒
+ *行前通知信，信件內容預覽網址：
+ *會眾行前通知信空白模版 (TBD)
+ *
+ *行前工作匯報
+ *（所有的東西 final review）
+ *
+ *執行期 (活動當天)
+ *
+ *場地準備 (1~2hrs)
+ *議程組
+ *主持
+ *順 run down
+ *確認今天要介紹的來賓資料
+ *司儀
+ *準備出門
+ *口譯
+ *準備出門
+ *導播
+ *設定、連接、測試導播設備
+ *設定、連接、測試給講者的備用筆電
+ *場務組
+ *場控
+ *協調場佈狀況
+ *講者接待 / 會眾接待 / 機動
+ *參考事前的平面圖規劃搬東西橋定位
+ *食物組
+ *聯繫廠商、收件
+ *食物擺盤、封保鮮膜
+ *準備餐具、杯子、紙巾
+ *行銷組
+ *分裝報到資料（印刷品、文具、紀念品……等）
+ *媒體組
+ *攝影
+ *拍照紀錄場佈過程
+ *錄影
+ *確認腳架區位置、講者活動範圍
+ *架腳架、設定設備、找人試拍
+ *影音即時轉播
+ *架機器
+ *網路設定、直播網址測試
+ *文字即時轉播
+ *無
+ *即時報導
+ *
+ *
+ *報到 (30 mins)
+ *主持
+ *觀察會場狀況，找主持梗
+ *司儀
+ *順 run down，複習台詞
+ *口譯
+ *複習講者投影片、講稿、技術詞彙等
+ *導播
+ *
+ *場務組
+ *場控
+ *講者接待
+ *會眾接待
+ *會議廳入口身份確認
+ *餐點區入口身份確認
+ *機動
+ *食物組
+ *
+ *行銷組
+ *報到資料袋準備
+ *媒體組
+ *攝影
+ *錄影
+ *影音即時轉播
+ *文字即時轉播
+ *即時報導
+ *
+ *演講
+ *
+ *中場休息
+ *
+ *對談
+ *
+ *收場 (30mins)
+ *議程組
+ *
+ *場務組
+ *
+ *食物組
+ *
+ *行銷組
+ *
+ *媒體組
+ *
+ *
+ *leve1up期 (活動後1週)
+ *
+ *整理本次經驗，更新文件
+ *在共筆(本文件)上補完資訊
+ *改善空白模版
+ *在空白模版附錄加上本次文件網址
+ *直播影片上時間碼，metadata 微調，網址：
+ *釋出活動側拍照片，網址：
+ *釋出活動紀錄影片，網址：
+ *
+ *附錄
+ *
+ *（收集歷屆活動共筆，這樣除了模版外，還有實際執行狀況可參考）
+
+ This pad te特別講座活動工作事項 - 空白模版
+
+ 目的
+ *累積知識，讓歷屆 Rails Girls 活動以及所有其他類似活動的工作人員，能無痛上手，減輕各社群舉辦活動的負擔
+
+ 規格
+ *活動型態以 姺語言力-程式新市場，女孩新火花 為例，文件架構承襲自 戶外活動網路及直播設置 - 空白工作模版，內容參考 我對 Ruby Conference Taiwan 2014 的開炮 、 會議不錯但是有很多部分想說 中所指出的問題，以及 Java Two 經驗 做加強
+ *如果活動型態和範例差異太大，建議另開一個空白模版，方便不同性質的活動套用
+
+ 授權
+ *CC0
+
+ 使用方式
+ *活動剛結束，記憶猶新時，一起編空白模版
+ *越完整越好，有想到都盡量寫，實際用的時候再來刪，比較不會漏掉東西
+ *下次舉辦活動時，複製空白模版內容，貼到新的 hackpad 上編輯
+ *如果妳不熟悉 hackpad 的操作方式，可以看詳細的使用說明 空白模版使用方式
+ *跳坑認領的人在行末簽名，一人可跳多坑，自己注意不要衝堂了
+ *填坑過程中在下層清單補上各階段進度、所需費用等細節
+ *填坑完成後在該行補上完成時間，並在 checkbox 打勾
+ *循環至步驟 1.
+
+ ↑以上 meta↑
+ ↓以下空白模版內容↓
+
+ *籌備期 (活動前 8 週)
+
+ 主辦人
+ *確定活動資訊
+ *活動名稱：
+ *講題內容：
+ *講者名單：
+ *講者介紹：
+ *場地贊助：
+ *媒體夥伴：
+ *時間：
+ *地點：
+ *時間表：
+ *語言與翻譯：
+ *報名資格：
+ *名額：
+ *票價：
+ *報名網址：
+ *確定籌備期間任務分配
+ *議程組__人，簽名：
+ *場務組__人，簽名：
+ *食物組__人，簽名：
+ *行銷組__人，簽名：
+ *媒體組__人，簽名：
+ *確定當天現場任務分配
+ *議程組
+ *主持 1 人，簽名：
+ *司儀__人（如果多軌議程可能需多人），簽名：
+ *口譯__人，簽名：
+ *導播 1 人，簽名：
+ *場務組
+ *場控 1 人，簽名：
+ *講者接待__人，簽名：
+ *會眾接待__人，簽名：
+ *機動__人，簽名：
+ *食物組
+ *窗口 1 人，簽名：
+ *行銷組
+ *報到資料袋準備__人，簽名：
+ *媒體組
+ *錄影__人，簽名：
+ *攝影__人，簽名：
+ *文字即時轉播__人，簽名：
+ *影音即時轉播__人，簽名：
+ *即時報導__人，簽名：
+
+ 議程組
+ *軟體設施準備
+ *大會簡報 / 影片
+ *開場
+ *閉幕
+ *大會字幕畫面（休息時間投影在主螢幕上用的）
+ *WiFi 密碼
+ *距離下一場議程時間 / 時間表
+ *臨時異動公告
+ *講者對談時段背景畫面
+ *上半部主視覺（提供拍照錄影畫面當背景）
+ *下半部黑畫面（避免投影光線直射講台上的對談人）
+ *確認講者或來賓參與意願，簽名：活動主辦人 / 議程組總監
+ *想好初步的活動概念
+ *根據活動概念，列出適合的講者名單`
+ *私下透過人脈打聽，如果想邀請某某講者出席活動，是否適合
+ *知名講者常常三天兩頭就收到各種阿撒不魯的邀請，為了避免活動邀請石沈大海，或因為不瞭解對方、定位錯誤而給人白目的印象，如果有管道可以先私下瞭解對方的意願，確定可行後再正式寄出邀請信件，會比較容易成功。
+ *確認對方意願後，寄出正式的邀請信函
+ *講者邀請信空白模版 (TBD)
+ *正式邀請信獲正面回應後，將講者接洽窗口加入群組信中
+ *講者接洽窗口介紹空白模版 (TBD)
+ *主辦人和講者接洽窗口事前充分溝通，建立共通的行事準則。常見的準則包括：
+ *講者來賓通常是主辦人非常尊敬地邀請而來，基於禮節，正式信件中盡量以「您」取代「你 / 妳」，除非對方原本就跟妳熟識，可以用朋友的頻率溝通。
+ *基於同樣原因，講者的來信盡量於一到二天內回覆，不要讓對方等待。如果有懸而未決的事項而導致無法馬上回答來信中的問題，也直接在信件中說明，讓講者知道目前的狀況。
+ *基於同樣原因，敲會議時間時，先把自己方便的時段列出來並排定優先順序，供講者選擇，而不是讓講者列出他/她的時間來給妳選擇。
+ *基於同樣原因，務必事先做功課瞭解講者的過去經歷，如果有需要進一步瞭解的細節，在詢問之前，先說明妳已經有爬文、已知道哪些部分，讓對方感覺到妳是有備而來，而不會疑惑「既然不知道我的經歷那到底是邀我來幹嘛的」。
+ *已敲定講者 1，窗口簽名：
+ *取得講者聯絡方式（個資勿寫在公開 hackpad）
+ *和講者敲定日期、時段：
+ *開講題討論共筆（範例：程式和年輕女性的交集火花），網址：
+ *提供活動資訊，包含主軸、相關議程、其他講者簡介
+ *提供聽眾組成資訊，包含年齡、性別、語言、社群、職業、相關背景
+ *列出聽眾可能感興趣的主題
+ *邀約講題討論會議
+ *時間：
+ *地點：
+ *參與者簽名：
+ *文字紀錄 1 人，簽名：
+ *調查講者的個人需求
+ *葷素、不能吃的食物
+ *是否攜伴（有的話需在聽眾席預留座位）
+ *當日行程規劃，何時抵達、何時離開（方便當天接待人員掌握狀況）
+ *電腦規格（是否需訊號轉接頭）、投影片檔案格式（需轉 pdf 或可直接放原檔）、是否需接音源
+ *告知講者行前細節
+ *是否有投影設備、是否需製作投影片、是否需自備電腦和簡報器
+ *麥克風種類、講台布置、錄影方式（演講中是否適合走動）
+ *是否需在__天前預先提供投影片檔案 / 講稿
+ *是否需在__天前和口譯溝通
+ *當天會面時間地點、簡報設備測試時間
+ *當天接待人員聯絡方式
+ *提醒講者注意斟酌內容儘量避免涉及 CoC
+ *包括投影片跟…桌布！ XD
+ *備份演講投影片
+ *取得 final 投影片檔案
+ *備份至 usb 隨身碟
+ *備份至主辦單位的簡報備用電腦
+ *協助外地講者
+ *提供交通資訊
+ *提供住宿資訊
+ *提供旅遊規劃資訊
+ *講者酬謝
+ *講師費：
+ *交通費：
+ *住宿費：
+ *紀念品：
+ *已敲定講者 2，窗口簽名：
+ *（include 講者 1）
+
+ 場務組
+ *空間規劃
+ *平面圖
+ *路牌位置（對街道入口 / 轉角 / 電梯前… etc.）
+ *海報位置（議程表、WiFi 等）
+ *報到處與櫃臺（待命區）
+ *洗手間
+ *食物區
+ *聽眾座位區
+ *講者休息區
+ *講台
+ *投影布幕+投影機
+ *大會字幕畫面 / 演講簡報主畫面
+ *推特牆
+ *導播台
+ *錄影腳架
+ *電源插座
+ *網路孔
+ *備用待命區
+ *動線模擬
+ *講者動線：入口與休息區通道、休息區與講台通道、休息區與洗手間通道
+ *會眾動線：報到處與座位區通道、座位區與洗手間通道、座位區與食物區通道
+ *接待動線：全場移動通道
+ *攝影師動線：全場移動通道
+ *錄影/直播動線：進出腳架區通道
+ *硬體設施準備
+ *講台區
+ *講桌
+ *高腳椅
+ *投影布幕
+ *投影機與相關線材
+ *錄影設備與相關線材
+ *攝影設備
+ *腳架
+ *給講者的備用筆電
+ *座位區
+ *椅子
+ *講者休息區
+ *桌子
+ *椅子
+ *導播區
+ *電腦設備與相關線材
+ *桌子
+ *椅子
+ *櫃臺區
+ *報到桌
+ *食物區
+ *點心桌
+ *飲料接水桶
+ *垃圾桶
+ *廚餘桶
+ *資源回收桶
+ *洗手間
+ *洗手乳
+ *衛生紙
+ *備用待命區
+ *抹布、打掃用具（食物打翻時…XD）
+ *額外的桌椅（人數追加時）
+ *額外的文具（臨時手寫名牌、出借紙筆…等）
+ *瓶裝水（訂製的飲料遲到時）
+ *無線網路（如果場地本身沒提供，需另外包線路組）
+ *雨天備案
+ *雨傘架 / 雨傘套
+ *戶外動線調整
+
+ 食物組
+ *會眾 + 講者 + 工作人員共用
+ *正餐
+ *點心
+ *飲水
+ *餐具
+ *講者專用
+ *開水（瓶裝水 / 飲水機 + 杯子）
+ *熱茶
+
+ 行銷組
+ *主視覺設計，簽名：
+ *logo 標準字，檔案網址：
+ *宣傳圖（社交網站、報名頁面用），檔案網址：
+ *平面設計（輸出物已拿到手的打勾），簽名：
+ *頸繩，檔案網址：
+ *名牌，檔案網址：
+ *海報，檔案網址：
+ *貼紙，檔案網址：
+ *手冊，檔案網址：
+ *筆，檔案網址：
+ *便箋，檔案網址：
+ *筆記本，檔案網址：
+ *紀念徽章，檔案網址：
+ *T shirt，檔案網址：
+ *報到資料袋（盡量找會被重複使用的類型，研討會紙袋太多了常被直接回收），檔案網址：
+ *餐卷，檔案網址：
+ *web / app 內容規劃
+ *抵達、報到需求
+ *交通方式
+ *場地平面圖
+ *行前提醒
+ *與會期間需求
+ *議程表
+ *講者介紹
+ *大會臨時公告 push message
+ *推特牆
+ *議程共筆
+ *會後需求
+ *影片釋出通知
+ *網頁設計，簽名：
+ *wireframe / mockup，網址：
+ *proto，網址：
+ *production，網址：
+ *app 設計與實作，簽名：
+ *iOS 版 app store 網址：
+ *Android 版 google play 網址：
+
+ 媒體組
+ *網路宣傳
+ *facebook 網址：
+ *twitter 網址：
+ *google+網址：
+ *plurk 網址：
+
+ *行前 (活動前 2 天)
+
+ 講者提醒
+ *行前通知信（負責人：各講者窗口）
+ *現場接待人員稱謂__緊急聯絡方式__（現場接待人員跟講者窗口同一人為佳）
+ *接待人員和講者約在當天__月__日星期__早上/下午__點__分在__地點
+ *會場會準備、講者不需攜帶的東西包括__
+ *講者需自己準備的東西包括__
+ *講者行前通知信空白模版 (TBD)
+
+ 會眾提醒
+ *行前通知信，信件內容預覽網址：
+ *會眾行前通知信空白模版 (TBD)
+
+ 行前工作匯報
+ *（所有的東西 final review）
+
+ *執行期 (活動當天)
+
+ 場地準備 (1~2hrs)
+ *議程組
+ *主持
+ *順 run down
+ *確認今天要介紹的來賓資料
+ *司儀
+ *準備出門
+ *口譯
+ *準備出門
+ *導播
+ *設定、連接、測試導播設備
+ *設定、連接、測試給講者的備用筆電
+ *場務組
+ *場控
+ *協調場佈狀況
+ *講者接待 / 會眾接待 / 機動
+ *參考事前的平面圖規劃搬東西橋定位
+ *食物組
+ *聯繫廠商、收件
+ *食物擺盤、封保鮮膜
+ *準備餐具、杯子、紙巾
+ *行銷組
+ *分裝報到資料（印刷品、文具、紀念品……等）
+ *媒體組
+ *攝影
+ *拍照紀錄場佈過程
+ *錄影
+ *確認腳架區位置、講者活動範圍
+ *架腳架、設定設備、找人試拍
+ *影音即時轉播
+ *架機器
+ *網路設定、直播網址測試
+ *文字即時轉播
+ *無
+ *即時報導
+ *
+
+ 報到 (30 mins)
+ *主持
+ *觀察會場狀況，找主持梗
+ *司儀
+ *順 run down，複習台詞
+ *口譯
+ *複習講者投影片、講稿、技術詞彙等
+ *導播
+ *
+ *場務組
+ *場控
+ *講者接待
+ *會眾接待
+ *會議廳入口身份確認
+ *餐點區入口身份確認
+ *機動
+ *食物組
+ *
+ *行銷組
+ *報到資料袋準備
+ *媒體組
+ *攝影
+ *錄影
+ *影音即時轉播
+ *文字即時轉播
+ *即時報導
+
+ 演講
+ *
+ 中場休息
+ *
+ 對談
+ *
+ 收場 (30mins)
+ *議程組
+ *
+ *場務組
+ *
+ *食物組
+ *
+ *行銷組
+ *
+ *媒體組
+ *
+
+ *leve1up期 (活動後1週)
+
+ *整理本次經驗，更新文件
+ *在共筆(本文件)上補完資訊
+ *改善空白模版
+ *在空白模版附錄加上本次文件網址
+ *直播影片上時間碼，metadata 微調，網址：
+ *釋出活動側拍照片，網址：
+ *釋出活動紀錄影片，網址：
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+ *附錄
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+ *（收集歷屆活動共筆，這樣除了模版外，還有實際執行狀況可參考）
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| 2019-09-18 06:48 | r0 | |
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