g0v summit 2014 議程組助理 notes

 

IPA C議程助理

IPA C工作內容：

會前

• 確認講者大表資料：講者資料、unconf、晚宴、旅館、機票費用、授權
• 收投影片：確定授權
• 國外講者到台聯繫
• keynote 接機
• 非 keynote 提供交通指南

當天

• 確認主持人、講者到場

• 時間控制、提醒、杯水

• 投影片、錄影授權簽名（已用講者kktix確認？）

 

人力

• 組長+組員七人
• 確認住宿：已與 mindos 確認
• 幫忙處理行政

 

工作內容討論：

• YINGUI C助理主持排班：目前看起來總共是十二個區塊，因為避免換場奔跑，十三個格子要填（算法：早上 opening 黑色，之後 r0~r3每個 BREAK 算一個區塊）

ipa chiu社會所那軌可以不用，只需場務那邊顧即可。
yingui chen那我就改回十二塊，對我目前是用主題算 XD 就跟顏色一樣
ipa chiu對，我發現惹。原來這麼多......

• Q:R2的議程不管，這樣結束時間是 15:10?
• 是否需要場控？ ex 議程延遲的時候統一回報
• IPA C需要人數：3 間，一間 2 人？

yingui chen一間想要兩個人的原因有什麼考慮嘛？
ipa chiu好像是3秒有說需要輪流休息，請依實際經驗給意見吧（顯示為沒經驗 XD）
yingui chen我們會一間放一個人然後把大家的總工作時數算出來，值班之外的時間就可以去聽想聽的議程

 

 

 

 

 

 

IPA CSUMMIT 前準備

• 認識與你搭配的主持人
• 印出你 / 妳的班表，並注意同會議室前後的助理主持夥伴
• 要準備外套，冷氣會冷

 

待溝通事項

• 找議程組當天的聯絡窗口→找不到講師備案

• 在會場預先準備杯水
• 工人室找一個人值班場控聽無線電狀況回報
• YINGUI C助理主持住宿

 

IPA C溝通：無線電7支 + telegram 群組 + irc

nfs：就有 delay 要廣播給助理主持知道，讓其他人可以要主持人反應
cc：我之前是有遇到 N 軌有 N-1 軌都 delay，這時候最好的解決方式是沒 delay 的一軌乾脆也 delay，
這個時候如果助理主持從無線電上聽到這事情，幫忙主持人控制時間，主持人就比較不會NG

• 助理主持可以當主持人跟大會的聯繫的管道，因為主持人沒有無線電
• 無線電每個助理主持配有一隻，出發前跟線路組拿
• ** NEW ** 若你負責的場地有 delay，請用無線電廣播給其他助理主持知道，並稍微估算一下 delay 時間，如果大部分的場都 delay，那最好的方法就是一起 delay，所以請轉告主持人，要主持人 hold 場

工作人員線上公佈欄？
有這個的話最好 XD 我們至少應該跟去年一樣有個 facebook 聊天室 XD
Chia-liang Kao工作人員報到時，caasi 會協助設定 slack app, 看要不要上面開一個群組

 

YINGUI C檢查行李：多拉A 夢道具都留在原場地

• 時間提醒鈴 (如有必要)，直接放在原場地，跟下一個人交接時候順便清點道具
• 要給講者的麥克風 (檢查是否可用)
• 要給聽眾發問用的麥克風 (視情況)

如果是無線麥克風的話，備用電池也請準備，沒了請找 某某人？ 補齊
某某人真的很可怕
某某人場佈的時候要確定 QAQ
某某人這次 nfs 要不要當 XD
@______@! 也是可以啦 ... = =

• IPA C時間提醒表*4（剩五分鐘、時間真的到了）：留在原場地

 

 

 

場佈

• IPA C場勘：
• 預計 day0 晚上去場勘，確認投影跟麥克風狀況
• 設定好臨時出錯的窗口，順便拍照上傳（這樣就不用第一天全員早上到齊）
• 熟悉流程：
• 了解負責場次每段的開始與結束時間
• 提早 10 分鐘左右到會議室講台前與主持人預備
• 如果提前在前一天確認場地器材，應該可以解決部份問題，助理主持主要為場控
• 了解場地設備架設方法（投影機、音源線、電源線）
• day0 的時候去熟悉器材，每個人都上手
• 確定飲水：
• 請先預備好→協請場務幫忙，告知儲藏地點→通常是工人休息室
• 但是今年在活動中心應該也會準備一個補水點
去年飲用水是每一間都放個一兩箱在現場，基本上應該不太會缺，今年可以看看場佈狀況
• 投影解析度設定：
• coscup 教學未完整落實，部份議程講師用 mac 悲劇

 

議程開始前

• IPA C請講者、主持人至貴賓室找議程組中控報到，未到場通知議程組組長打電話
• 換場時主持人請講者試器材
• 提醒時間長度
• CHIA-LIANG K若已經 delay，告知講者確切會開始的時間，以及講者可用的時間（除非特殊狀況，一般來說不因 delay 縮減，就減少休息點/心時間）

 

議程開始

主持人介紹講者時

• 如有必要，請協助上一位講者拆設備
• 收上一位講者的麥克風 (及雷射筆等其他器材、如果有的話)，交付下一位講者
• 協助講者架設備
• 投影機
• 音源線 (如有必要)
• 電源線
• 上水：這個最後處理就可以了，設備才是節省時間的關鍵
• 準備無線麥
• IPA C提醒時間

 

演講開始後

• 協助主持人注意時間
• 問答時間時與主持人協調分配區域、遞麥克風給發問者 (如有必要)
• 協助主持人其他交辦事項
• 時間提示卡

 

YINGUI C隱藏關卡—尋找講師：已解決，於第一場前捕獲講師，順便測試設備，請對方坐在保留席

• IPA C主持人會跟講師留下聯絡方式（電話），請講者跟主持人待在貴賓室
• 理想狀態是知道講師長相或者是當天穿什麼衣服，跟主持人一起去跟講師打個照面，避免增加尋找消失在人群的˙講師的難度

主持人應該會有講師的手機，但外國人就不一定有辦法，如果講師消失的話，助理主持應該要找議程組的人一起幫忙協尋。
所以會需要找負責人

 

IPA C議程中控（在貴賓室設講者主持報到處）

• YINGUI C臨時通知事項整理方式：大會公告
• IPA C議程中控：在貴賓室固定一人讓貴賓報到，用無線電與其他議程助理溝通

• YINGUI C失物招領、講者主持人協尋

 

歷年資料參考

https://docs.google.com/document/d/1ZvcUlxWEOo39nLba2n78_F-smdJ5UHlu71bADpN0puI/edit?usp=sharing 去年的文件剛剛從深淵挖出來

http://wiki.coscup.org/tips-for-hosts 之前的 wiki