summit 2014 工作戰報
2014/11/5（三） 最後喬事會議（19:00PM @摩茲工寮）
預計要來請先簽名：ipa, clkao, ETBlue, ly, Lee, AceChen, lora, mouse, stella
兩日 rundown: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1N6OEkU4yt40B6xvq1t1m2yZdUKC9tdFLnjVo1_9mGBg/edit#gid=1140702245
ET Blue那天工寮幾點開門？可以提早到嗎？
可能要問 lora，早開我也可早到
ipa、ETBlue 有需要跟口譯這邊 sync 嗎？我從學校過去可能要一個小時
另外我記得摩茲工寮只能用到 10 月底？確定那邊可以用嗎？
確定 lora 那天值班，所以應該是可以用的無誤 XD 口譯組可以來的話當然最棒了，因為今天 LY 問我一些錄音問題，我也搞不太清楚…我問問看他這天能不能出現，直接跟 poren 和 david 橋
那我出席橋! XD
lee 和 ace 有默默的說可以到
moztw 行事曆上面寫 lora 6pm 開門
已經有人囉～（17:00 已在 moz 工寮）
待喬事項：
- icecast 機器架設與回收流程 (David, LY, RS)
- trello card
- 11/8 傍晚搬運設備時間
- tutor abc 耳機相容
- 第一第二天分開 ip || 借用研究室
發現課輔到八點來不及實體抵達ˊ口ˋ 八點後可以Hangouts出席 .___./
QAQ
- unconf 場地規劃 (ET, Lee, Ace) 平面圖：
- keynote 時段
- unconf 時段
- 直播的部分可能要研究AppleAir之類的技術（WirelessHD）
- 場地布置 11/8 2-5pm ET+Lee 需要另外兩位
- 場務報到組調一位去銷售組給蝦蝦 (Lee)
無線HDMI只能夠10公尺，不建議有牆面
或者拉VGA可以比較遠
如果要透過直播會延遲，要不然就是走區網打rtsp
- 直播
- 兩天直播都是走中研院網路嗎？是否有專屬的AP(SSID)？
- 口譯的聲音需要傳給直播組，有人可以協助嗎？
- 頻道預設縮圖（1280x720）？
- 頻道是否建立到活動網站？
- 20141108 - g0v Summit 2014 Conference - Keynote
- 20141108 - g0v Summit 2014 Conference - 開放國會(Open Parliament)
- 20141108 - g0v Summit 2014 Conference - 公民新科技(Civic Technologies)
- 20141108 - g0v Summit 2014 Conference - 參與式民主(Participatory Democracy)
- 20141108 - g0v Summit 2014 Conference - 3du Reclaiming our Language
- 20141108 - g0v Summit 2014 Conference - 大協作世代(Age of Collaboration)
- 20141108 - g0v Summit 2014 Conference - 媒體曝光下的學運(Sunflower Movement under the Spotlight)
- 20141108 - g0v Summit 2014 Conference - 運動新風貌(New Faces of Activism)
- 20141108 - g0v Summit 2014 Conference - 開放資料與環境(Open Data and the Environment)
- 20141108 - g0v Summit 2014 Conference - Lightning talks
會有專屬staff的網路, 直播可用
口譯的聲音目前會透過 icecast 播送，直播組如果直接連上 icecast server 收聽可行嗎？
聲音是透過連url的方式接收, 這樣直播ok嗎 ?
會不會lag？儘量能夠即時!! (delay 約2-6 sec, 口譯部份事先有討論過delay沒關係)
直播自訂即可
OK
- 票務、報到
- 政府報名行前通知
- 攤位組晚宴票（4人）：為了通知信不要更複雜（讓 bryan 抓狂）這四張要另外處理→貓橘毛
- 特殊報到處分工分區確認（媒體、政府、講者）（下午：社會所）
- 講者：小草、安傑 + 議程助理 + jimmy、阿端
- 領取發票的方式：請他們自己去服務台拿，需寄通知信
- 11/8 tutorABC 人員
- 確認有幾位工讀生，給名單，去特殊報到軌 (ET)
- 問一下何時要 setup 器材（11/7 Fri. 2-6pm 可以 setup）
- 問 Erin icecast server 可否放他們辦公室（有 public id + 中研院不擋）
- 11/8 資訊所人員 - （KJ, Wendy，名單給 Lee, 直接特殊報到軌）
- unconf 11/9 貓頭鷹人員 (Lee, + 5 人 + LY)
竟然幫我想到了!! :D 我原本是想直接轉寄VIP的行前通知
因為我發現他們都是同一個 email @@
原本是想直接請政府連絡窗口轉寄 XD
也 ok! 確認窗口會負責就好，不然我們也沒辦法....
這另外找時間到攤位區給他們如何，報到時抓他們有點困難 (攤位跟一般會眾報到一起報到)
或以名單簽名進場？
媒體報到也會有專人服務對吧?XD
也是從特殊報到區，但想請 joey 協助接待
沒問題，只要指派一人協助媒體報到即可我會加入
support
- 晚宴
- 進場看小卡、晚宴名單
- 撤場、場地協助：跟誰點交場地
- 技正說當天沒有安排特別人力於晚宴時段，但若需協助可打分機 5231 找機電組的同仁幫忙（總機 02-27822120)
- 有無麥克風（11/5 確認有）
- Ace 給場務支援名單 x2：
- 銷售組
- 太陽花：11/8 vip人數、晚宴
- fb po文清單 https://trello.com/c/WxTpEax0
- 贊助晚宴名單：http://bit.ly/1y1b5jp （請直接補在這）
- tutor abc x 口譯：想送每個人學習卷，第一天 700，第二天 200，放在攤位發
- 議程
- 講者投影片繳交
- 場務
- 線路協調：2F報到處、、4F攤位＋琅茶
- 販賣協調：改在兩側 CLBC 休息區，報到組結束後 1 人去幫忙（crys）
- 攤位協調：
- 晚宴協調：2人加入晚宴（angelboy、），機動幫忙搬東西
- 直播協調：
- 印刷輸出
- 行前通知：AceChen
- 物資統整：
- 口譯協調：ibm桌
- unconf協調：2pm-5pm 機動2人＋Lee
- MIPRO 音響 兩組雙麥 Ace + ipa
- 週五 10:00 以後，早
- 慶功宴
- 人數
- 飲料
2014/10/08 組長會議 (19:30PM @ 慕哲咖啡)
預計要來請先簽名：hcchien, Joey, shiashia, ipa, clkao, lora, Muka, AceChen, Lee, RSChiang , MouseMs
口譯組
- 架 icecast:
- pellaeon可能無法直接幫忙，但可協助或找人。（這個坑可能又要回到 RSChiang了 XD）
- RSChiang 可架，跟 David 拿主機
- 中研院租設備（紅外線）：
- hc 跟 Erin 借（接收 45 個）
- shia 去談 tutor ABC 贊助：
- 提供設備
- 現場攤位
- 人員可能會追加，下週開口譯組會議
銷售
- 琅茶：需要兩張桌子，放四樓（攤位旁，北側或南側）
歡迎左右各擺一攤 XD
行政
- 晚宴統計
- 會後問卷
- 人數統計
- 講者行前通知客製化：個別列出每個講者行程，實體紙張
- 確認每個工作人員都裝了 slack
議程
- 投影片提醒
- 議程頁、講者頁
場務
- unconf 海報區：三樓海報牆
- unconf 場務工人：caasi, pipi, shuhua, 陳潔寧, 薛琇文, opop(食物)
- 報到：動線圖
- 特殊（兩位需要有經驗者+兩位）: 講者(41)、政府(42)、社會所 (下午 60)、媒體 (30)
- 簽名：社會所下午保留票、政府票
- 正常報到 (六位)
- 一道 (138)：VIP+早鳥+贊助
- 二道 (400)：一般+貢獻者+攤位
- 幾點開始報到：08:00
- 小貓袋 900 個內容物（11/1 前寄到社會所）：
- livehouse.in 有徵才DM要放，10月中遞送
- TechNew有宣傳A4 DM 1張（送件時間Joey再確認）
- 交通車列入行前通知
行銷
- 大會手冊確定為摺頁
- 各組有要追加印刷品？
- https://trello.com/c/lyfkIWP1/232-- 要追加在這裡～
- 需要印製名字的Badge有：[講師][贊助商][媒體]？如果需要印製名字，請提供名單～
- https://trello.com/c/JkA1FF04/83-- 請把名單 link 給這～
- 識別證追加餐券設計（第一天就好）
2014/09/27 （11:AM @ cafe 515）
預計要來請先簽名：hcchien, joey, ipa , MouseMs, lora,pipi
公關組
- joey 處理
- 給記者的文字
- identify 有哪些人是我們的 TA (Tech Media)
- 媒體 pass
- 數量 30 張
- 技能貼紙：加印媒體
- 媒體報到區： joey 帶無線電、報到組長
- 個別訪問
- joey 先詢問
- 預留 keynote 後 30 mins
- 議程助理提醒講者停留
- 媒體合作流程：
- 網站加媒體聯絡人
場務
- Mouse 來面對門機組規劃了
- 有幾個門
行政/議程/行銷
- 琅茶 (HC 會打電話)
- 販售一成
- 口譯
- 人數：joey 1人、jimmy 1 人、RSchiang 可支援，再找一人（共四人）
- 志工等到 10/3，全部確認 10/10
- 先拿 slides 給口譯
- icecast: mouse 問 hitcon 的大大 (@Pellaeon)
- 行前通知要攜帶耳機
- welcome party 請口譯一起來，晚宴再橋
- 找 HC 要聯絡資料
- Joey 會參加 welcome party.
- unconf 的出版社擺攤
- badge 分類？lora 30
- 跟 muka check
- 工作人員統計
- 口譯 10/10 確認，總計四人
- 場務工作任務是否與助理主持重複
- lora 跟 ace 確認有沒有重疊
- 會眾票數確認（lora)、會眾票換圖(ipa)
- 政府40
committee
- 預算 lock，編號：ipa, hc, clkao
- 國外講者請款
- 場地：改請社會所定
2014/09/24 （19:30 moz工寮）
預計要來請先簽名：ipa, ttcat, Lee, AceChen, Fumi
- 議程組
- 宣傳文稿
- 行政票務
- clkao 說可能要開國際晚鳥票........
- 30號之前 VIP 方式處理
- 沒哀就搶一般票
- 政府邀請票改名
- 簽到表 > 總票扣掉確定參加人數
- 退票？
- lee 先確認技術上退票，10/1前決定是否退票
- 無信用卡？
- 沒問題
- 攤位票務 ，共 22 專案 13 位跳坑者
個人建議不要退票，不然就是要決定什麼日期之後不退票，否則作業上會有點麻煩 (常常會有人 conf 前幾天才決定不來) # 印象中 PyConf 好像就是完全不退
1.村長為坑主的專案怎麼處理?詢問有參與該專案的是否要擺?
No
2.找不到或失聯的就這樣放棄嗎@@
Yes
2014/09/12（19:00 聞山咖啡）
預計要來請先簽名：ipa, Lee, pipi, AceChen , MouseMs(我已經到了)lora
待討論事項：（需要橋的這邊先列一下吧）
- 行銷設計組：
- 初步設計品展示與意見調查（主要是杯子）
- 等待設計師配色出來立即送件，這幾天會再確認。
- 委請各組進行衣服尺寸調查
- Muka: 9月底送
- 提袋討論：1.預期尺寸 2.印製數量
- 確認大會摺頁資料量
- Badge 吊繩形式討論：1.購買現成黑色（或其他色）細版頸帶 2.印製有 G0V Logo 之頸帶
- 公布議程
因為成本很高，如果有預算建議做好一點，可以重用，可以賣的，不然就以最簡單的形式做
議程內容，講者資料，贊助商
目前看來好像用現成的就好
- 行政組：
- VIP票名單確認：增列講者攜伴票、投稿票（9/14晚間ipa確認）
- http://bit.ly/1lQsN8C
- VIP票發送方式
- coscup 邀請信產生器：
- 寫 template （信內 template 一定要去報 、kktix 文案 ）
- 產生 csv 給 choupi（9/14晚間ipa確認），用 aws 寄
- vip 邀請提醒報名
- 票種：
- Conf
- 會眾票：VIP(9/15, free)、社群貢獻票(9/15, 500)、國際早鳥票(9/15, 500)、一般票(10/1, 500)
- 講者主持票
- 申請票
- 國際早鳥申請票(9/15) $500
- 可選unconf
- http://g0v-tw.kktix.cc/events/g0v-summit-2014-international-international-early-bird
- charge: NT$500
- 說明：取得 vip code 後另外報名
- 說明：議程以中文及英文進行，會有雙向口譯
- note that we'll cancel your registration if you are from Taiwan
- 判定原則標準：travel from outside Taiwan
- facebook、blog、plus 所在地
- community experience
- 社群貢獻申請票(9/15) $500
- ref http://coscup2014.kktix.cc/events/coscup2014-osc-vip
- Unconf
- 搶先票：國際 speaker、國際早鳥票、VIP (全手動報到)
- 一般票：10/1
- 文案：ipa
- 社群貢獻票申請方式 9/15-9/20 (9/22 公佈)
- kktix 文案：pipi
- 注意：提醒邀請碼一定要去報名
- 國際早鳥申請 9/15-9/20 (9/22 公佈)
- 說明報名方式、議程公布時間
- 勾選「是否參加unconf」
- 注意：提醒邀請碼一定要去報名
- 500 元
- 文案：？
- 哭哭票（要準備空白badge）：
- 狀況
- VIP 有邀請碼
- 遠道而來
- 解決方案
- 空白 badge
- 現場收費
Badge都是空白手寫（大量印刷方案，工作人員的部分可以再討論）。
ok~
- 各種數字 kktix 給行銷，行銷開 deadline：
- 各票別人數、
- 請 muka 開 badge 的 deadline @trello
- 小貓袋內容物確認
KKBOX 會有小冊子
- 以上 11/1 前寄到社會所
- 晚宴人數統計、方式（以問：staff, speaker)
- google form：ipa
- +1
- 工作人員登錄 https://docs.google.com/forms/d/1eScieKWQK4A1J2GUqYITDZ43_xTgatxue_ESegRPX7I/viewform
- 議程組：
- 講者主持人大表：聯絡、基本資料、議程資料、unconf、晚宴、住宿、機票
- 追講者資料
- 議程公佈：議程網頁（問 hc?）
- 助理主持：toby, bryan, choupi, nfs, snake, lora(缺一)
- 場務組：
- 工作人員資料統整：lora, AceChen
- 衣服 住宿 慶功宴 無線電 葷素 真實姓名 id 性別 手機
- 其他住宿名單：場務組 + 7(議程助理)
- 協調工作範圍：平面輸出請 Alice 跟 Airos Muka 協調
- 食物組支援事項：晚宴由議程助理支援
- 場務組參加慶功宴，不參加晚宴
- 無線電數量：門神機動 + 議程助理 + 線路
- 記錄組 ：
- 攝護線團隊聯絡：pipi
- 不知進度/待討論
- 網站更新：議程：問 hc
- 網站上稿!!!!!!!!!!!!
- 衣服size lock
- 工作人員人數 lock：
- 場務
- 議程
- 行政
- 慶功宴：工作人員全體
- 時間地點：ace, ipa
- 給工作人員道歉信
- 問卷
- 行前通知：講者、主持人
- 請各組開需要提醒東西
- 11/7 下午、晚上場佈場地: hc (已借）
2014/8/17
各組工作進度
請 hc 補上，各組也請補。
- 整體狀況
- 各組預算 (https://docs.google.com/spreadsheets/d/17WIY47k2zSd7XUToArEyWINQwcRrtTOO-gyIqyPSz-U/edit#gid=0)：hcchien 9/30 (目前已大致整理出來)
- 工作人員名單 (https://docs.google.com/spreadsheets/d/1iPmB8-SPmbQnhFbBFuEuFhux4nphNmwGB_WqSc5WeoU/edit#gid=0) ：ipa 9/15
- 住宿先定、再確認身分證字號、分房：AceChen, mindos
- 議程組
- keynote 目前未定
- invite Mike
- 訂deadline by 9/3
- 9 月第一週要確認議程：9/3晚上議程會議
- 需要資料：see kktix file + t-shirt 尺寸
- add t-shirt size in kktix config
- 口譯：hcchien 9/5 (同時兩軌，總共三軌)
- 場務組：
- 工作人員確認：9/15；班表確定：9/30 AceChen
- 預算確認：9/15 AceChen
- VIP 名單：9/15 ipa
- 報名 kktix 設定 Lee
- 預計 9/15 發 VIP invitation code
- 10/10 開放一般民眾報名：門票 NT$500
- 食物組：
- 早餐：30,000
- 午餐：64,000
- 下午點心：60,000
口譯有預算嗎？剛好有野生的朋友，要邀請前，得問清楚是否邀請為志工，還是有安排
p.s. HITCON 同步口譯的狀況可供研討一下，但個人認為同步口譯算是整天都得跟著議程動腦工作的辛苦單位...
- 行銷設計組：
- 網站：旅遊資料頁 done，贊助商頁、講者頁面已有 template
- 贊助商中英介紹
- 大會手冊設計等候資料中：9/5 hcchien
- [報價]：2K(B2)對開道林-雙面-186磅-1000張 10540 + 對折三折再對折 600 = 11140（未稅），特殊手工折另計折工價。
- g0v 基本資料 material：依 badge形式而定 9/5
- 社群介紹
- 專案介紹
- 講者資料 (與網站相同)
- 講題內容 (與網站相同)
- 贊助商資料 (與網站相同)
- 小貓袋設計等候中：Airos (用現有 logo 轉單色) 胚布袋(COSCUP那種) 1000 up，星期五給報價，40天工期。（C3設計）
- [預估報價]：COSCUP小貓袋（胚布帶），A4規格，1800個每個單價80元（未稅），少量的話預估會來到120~150。
- [報價]：明天會取得報價。
- Badge 設計：工期一個星期，9/5 確定形式
- [報價-直送價]：Badge四款 a3銅西卡500g(8單位)(100張)=15000元以內，不含打孔。（COSCUP、OSDC那種）
- [初步報價-廠商一]：Badge四款 厚卡、燙色（金）、鍘型，一張 Badge 約 30 元起跳。（HITCON X 那種）
- 活動海報：工期一個星期，
- [報價-直送價]：A1大海報-190磅-單面 100張 =3210元（未稅）。
- 形象帆布（橫條）：工期一個星期。
- [預估報價]：預估2000元/條。
- 大張議程表：工期一個星期。
- [預估報價]：預估2000元以內/條。
- 名牌吊帶：30天工期，一個月工期
- [預估報價]：20mm織帶、鐵夾、安全扣，若1600條，每條16元（未稅）。
- 建議可以使用黑色細 Badge 帶就好，如果沒有要印刷（賣掉）的話。
- 隨行杯 (約需 6-8 週製作，請於 9/5 前跟廠商確定，圖案用現有 logo)
- T恤（兩種顏色）：30天工期，九月中要調查完尺寸，需要知道總量、廠商才能給報價。
- [預估報價]：中性版尺寸
- http://www.myif.net/home.php?fn=size01&no=3
- [預估報價]：中性版價格
- http://www.myif.net/home.php?fn=pricelist01&lv0=41
- [預估報價]：女版尺寸
- http://www.myif.net/home.php?fn=size01&no=4#a1
- [預估報價]：女版價格（中性版價+30）
- 行政組：
- 國外講者旅館還沒確定：
- 9/25 hcchien
- 國外參加者優惠？
- 公關組 PR：
- PR: Joey Lee
- 事前宣傳/新聞稿
- summit 新聞稿
- summit 講者新聞稿
- 聯訪安排 (視需求)
- 當天接待記者、事前聯絡記者
- fb: ipa
- 六個講者介紹