summit 2016 六籌 20160423
這是 g0v summit 2016 籌備紀錄，欲參加者請 email 至 g0v-summit-staff-2016@googlegroups.com 報名工作人員。
時間：2016/4/23 (六) 18:30-2
:00地點：摩茲工寮
參加：ipa, clkao, stella, yuting, muka, mouse, grass, 柳丁, ly, LEE, pm5, soidid, cassi, a0kman, ttcat
總籌
報名人數狀況說明
- 國發會 75
- 早鳥 + 貢獻者 32
- 講者攜辦伴+ 落選講者 30
- 手慢 + 贊助 90
- 工作人員 90
- 講者 45
- 一般 391
- 目前全部報名人數 799
國發會 75 人還不確定會不會都滿（a0kman 談直接買 75 張）
曼 奧克國發會那邊回應沒有辦法，還是只能依照現有報名人數
贊助截止，總金額 195 萬
ly: 目前在評估是否需要口譯設備
戈前估 40 萬門票收入，目前有 50 萬。我們大概有 40 萬可以運用。如果租口譯設備，R0 200 組、R1 R2 各 70 組，粗估要 20 萬左右，在預算表可以看到。這個看大家有什麼意見。
CL: 國際交流那部份有剩的再說，目前不用考慮
議程
- 跟講者確認完住宿，交給行政（目前清算會退三筆訂單）
- 行銷需要的資料都給了
接下來：
- 催投影片，給口譯
- 議程助理相關事項
- 電匯要的收據已經給會計，跟 OCF 討論過
- 收據追殺
行政
- 排兩天桌菜的位置
- 講者晚宴：讓相關人等坐在一起
- 場地在中研院附近步行 15 分鐘
- 等一下討論人數表
票務
- 4/27 開放 70 張野生票
- 會先寄信給曾經來要票的人
- 國外的，為了讓他們可以及早訂機票與訂房，會有少量的邀請碼
- 我們要用力宣傳嗎？好像很搶手，可以講一下，但是不用太用力宣傳
- 請 LEE 先寫購票須知，再交給 ttcat 宣傳
- 哭哭票 => 1 day pass => badge 截角
場務
- 場地
- R2前面：報到區
- R2牆邊：識別證塗鴉區
- R1前面：販售紀念品（行銷派人負責）
- R2 R0 R1 中間小走廊：點心、飲料
- VIP與遠距中間長廊：工人、講師用餐區
- 交誼廳：其他議程需求嗎？
- 交誼廳、四樓南北側：用餐區
- R0 後門至四樓南北轉角：便當發放處
- 餐飲
- 租餐具：筷子$0.4/雙，湯匙也會租一些，湯匙統一放工人用餐區（國外人士可能會需要）
- 幫講者註明若有特殊需求，去 VIP 旁邊（可以拿湯匙？）
- 要提醒歸還
- 特殊餐：任務分配？小草好像也在處理水果餐跟無麩質餐點
- 便當葷：只有豬、雞
- 便當素：統一在南側取餐區
- 鐵便當
- 黃平洋鐵路便當
- 天母總店才有足夠的鐵盒便當，至少可以出 500 個。
- 02-28720802
- 台北市士林區士東路91巷5號
- 價格約 80~90
- 領便當：劃記badge
- 工作人員早餐：mos，分葷素，紅茶或是咖啡
- 會眾早茶：就咖啡
- 茶等琅茶開工
- 第一天下午點心：飛士蘭
- 報到
- 阿貓目前會跟Lee溝通所有事情
- 場務組支援一人給票務
- 機動
- 會有尋場人員，看有沒有帶飲料進來
- VIP會排班門神
- 其他
- 要有語言勳章嗎？
- 買現成貼紙
- R0 下午需要沙發和桌子
- 會再跟議程確認時間，場務會派人把沙發搬出來
- R0 原本的沙發會搬到後面，時間到了再搬出來
- 無障礙路線引導：請場務組看到需要協助的會眾主動詢問、在北門及電梯口設置告示
- 現場可以坐的椅子
需要 800 個，要看從其他分店（mouse 會再確認食品安全的問題）還是由其他便當店支援
會注意食物安全，每一個口味留一個。不訂海鮮、不訂雞腿（容易不熟）
（媒體發稿區）場內有蠻多空間，應該自己找位置；或者事前約好要採訪的。跟 Joey 確認。可能 VIP room 的沙發？
線路
- 交誼廳有需要WIFI嗎？不用
- icecast 會用 http://i.summit.g0v.tw/
- 140.109.127.19
- 無線電兩週前 5/2 要報各組要多少數量（最多準備 89 支）
- 網路線：現場座位皆備有有線網路孔與電源插座，別忘了攜帶網路線喲。
- 大會備有無線網路（「g0v summit 2016」與「g0v summit 2016 2G」，無密碼），若您使用自己的 3G/4G，請用 USB 分享，以免干擾大會無線網路。
行銷
- 數量確認
- 衣服：
- 講師：54（需要尺寸數量表）
- 工人：89（已有尺寸數量表）
- 講師紀念品：54
- 販售紀念品：300
- 提袋：900
- 手冊：900
- 杯子：
- 杯子：150組（900個）
- 配套貼紙（寫名字）：900張
- 索取圖鑑貼紙（包括 g0v 方形貼紙）：500 or 1000張
- 識別證種類確認
- 工人(100pcs)、講師(80pcs)、會眾(800pcs)、媒體(60pcs)
- badge 上要的資料：口譯、wifi、hackpad、
- 媒體採訪區在 VIP ROOM
講師：講者 + 主持人，議程組給 Muka 名單，直接做好
會眾：會眾/贊助商... 等
直播
- livehouse 設定好了
- 下禮拜會開始租設備
- 五月排演
- 寫教學
- 確定不能直播的先溝通，真的不行再跟 yuting 說
會計
- 收據
- 抬頭：財團法人開放文化基金會
- 統編：38552170
- 會計電話：972016235
- 會計時間：上班日（除了禮拜四以外），晚上 1930 後 2200 前
- 交通費
- 交通補助我要跟誰同步？grass
了解
記錄
- 怎麼讓大家拿照片？
- 建議 google drive 比較快
- 以半天為一個區間，兩天會有四個區間
- 新聞稿需要的照片，怎麼拿，再跟 joey 討論
- 會眾不想被拍照、不想上傳的話
- 有事後流程，來信我們就可以下架
- 要有 SOP
下次：
- 會前會 5/11 19:00
- yuting 不在～，在 slack mention