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AKI HU

32 days ago
Unfiled. Edited by AKI HU 32 days ago
ET B 特別講座活動工作事項 - 空白模版
 
 
使用方式
  1. 活動剛結束,記憶猶新時,一起編空白模版
  • 越完整越好,有想到都盡量寫,實際用的時候再來刪,比較不會漏掉東西
  1. 下次舉辦活動時,複製空白模版內容,貼到新的 hackpad 上編輯
  1. 跳坑認領的人在行末簽名,一人可跳多坑,自己注意不要衝堂了
  1. 填坑過程中在下層清單補上各階段進度、所需費用等細節
  1. 填坑完成後在該行補上完成時間,並在 checkbox 打勾
  1. 循環至步驟 1.
 
↑以上 meta↑
↓以下空白模版內容↓
 
  • 籌備期 (活動前 8 週)
 
主辦人
  • 確定活動資訊
  • 活動名稱:
  • 講題內容:
  • 講者名單:
  • 講者介紹:
  • 場地贊助:
  • 媒體夥伴:
  • 時間:
  • 地點:
  • 時間表:
  • 語言與翻譯:
  • 報名資格:
  • 名額:
  • 票價:
  • 報名網址:
  • 確定籌備期間任務分配
  • 議程組__人,簽名:
  • 場務組__人,簽名:
  • 食物組__人,簽名:
  • 行銷組__人,簽名:
  • 媒體組__人,簽名:
  • 確定當天現場任務分配
  • 議程組
  • 主持 1 人,簽名:
  • 司儀__人(如果多軌議程可能需多人),簽名:
  • 口譯__人,簽名:
  • 導播 1 人,簽名:
  • 場務組
  • 場控 1 人,簽名:
  • 講者接待__人,簽名:
  • 會眾接待__人,簽名:
  • 機動__人,簽名:
  • 食物組
  • 窗口 1 人,簽名:
  • 行銷組
  • 報到資料袋準備__人,簽名:
  • 媒體組
  • 錄影__人,簽名:
  • 攝影__人,簽名:
  • 文字即時轉播__人,簽名:
  • 影音即時轉播__人,簽名:
  • 即時報導__人,簽名:
 
議程組
  • 軟體設施準備
  • 大會簡報 / 影片
  • 開場
  • 閉幕
  • 大會字幕畫面(休息時間投影在主螢幕上用的)
  • WiFi 密碼
  • 距離下一場議程時間 / 時間表
  • 臨時異動公告
  • 講者對談時段背景畫面
  • 上半部主視覺(提供拍照錄影畫面當背景)
  • 下半部黑畫面(避免投影光線直射講台上的對談人)
Yoshigi H
  • 確認講者或來賓參與意願,簽名:活動主辦人 / 議程組總監
ET B
  • 想好初步的活動概念
  • 根據活動概念,列出適合的講者名單`
  • 私下透過人脈打聽,如果想邀請某某講者出席活動,是否適合
  • 知名講者常常三天兩頭就收到各種阿撒不魯的邀請,為了避免活動邀請石沈大海,或因為不瞭解對方、定位錯誤而給人白目的印象,如果有管道可以先私下瞭解對方的意願,確定可行後再正式寄出邀請信件,會比較容易成功。
  • 確認對方意願後,寄出正式的邀請信函
  • 講者邀請信空白模版 (TBD)
  • 正式邀請信獲正面回應後,將講者接洽窗口加入群組信中
  • 講者接洽窗口介紹空白模版 (TBD)
  • 主辦人和講者接洽窗口事前充分溝通,建立共通的行事準則。常見的準則包括:
  • 講者來賓通常是主辦人非常尊敬地邀請而來,基於禮節,正式信件中盡量以「您」取代「你 / 妳」,除非對方原本就跟妳熟識,可以用朋友的頻率溝通。
  • 基於同樣原因,講者的來信盡量於一到二天內回覆,不要讓對方等待。如果有懸而未決的事項而導致無法馬上回答來信中的問題,也直接在信件中說明,讓講者知道目前的狀況。
  • 基於同樣原因,敲會議時間時,先把自己方便的時段列出來並排定優先順序,供講者選擇,而不是讓講者列出他/她的時間來給妳選擇。
  • 基於同樣原因,務必事先做功課瞭解講者的過去經歷,如果有需要進一步瞭解的細節,在詢問之前,先說明妳已經有爬文、已知道哪些部分,讓對方感覺到妳是有備而來,而不會疑惑「既然不知道我的經歷那到底是邀我來幹嘛的」。
  • 已敲定講者 1,窗口簽名:
  • 取得講者聯絡方式(個資勿寫在公開 hackpad)
  • 和講者敲定日期、時段:
  • 提供活動資訊,包含主軸、相關議程、其他講者簡介
  • 提供聽眾組成資訊,包含年齡、性別、語言、社群、職業、相關背景
  • 列出聽眾可能感興趣的主題
  • 邀約講題討論會議
  • 時間:
  • 地點:
  • 參與者簽名:
  • 文字紀錄 1 人,簽名:
...

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