Hackpads are smart collaborative documents. Join Hackpad Now.

AKI HU

1676 days ago
特別講座活動工作事項 - 空白模版
Unfiled. Edited by AKI HU 1676 days ago
ET B 特別講座活動工作事項 - 空白模版
 
 
使用方式
  1. 活動剛結束，記憶猶新時，一起編空白模版
  • 越完整越好，有想到都盡量寫，實際用的時候再來刪，比較不會漏掉東西
  1. 下次舉辦活動時，複製空白模版內容，貼到新的 hackpad 上編輯
  1. 跳坑認領的人在行末簽名，一人可跳多坑，自己注意不要衝堂了
  1. 填坑過程中在下層清單補上各階段進度、所需費用等細節
  1. 填坑完成後在該行補上完成時間，並在 checkbox 打勾
  1. 循環至步驟 1.
 
↑以上 meta↑
↓以下空白模版內容↓
 
  • 籌備期 (活動前 8 週)
 
主辦人
  • 確定活動資訊
  • 活動名稱：
  • 講題內容：
  • 講者名單：
  • 講者介紹：
  • 場地贊助：
  • 媒體夥伴：
  • 時間：
  • 地點：
  • 時間表：
  • 語言與翻譯：
  • 報名資格：
  • 名額：
  • 票價：
  • 報名網址：
  • 確定籌備期間任務分配
  • 議程組__人，簽名：
  • 場務組__人，簽名：
  • 食物組__人，簽名：
  • 行銷組__人，簽名：
  • 媒體組__人，簽名：
  • 確定當天現場任務分配
  • 議程組
  • 主持 1 人，簽名：
  • 司儀__人（如果多軌議程可能需多人），簽名：
  • 口譯__人，簽名：
  • 導播 1 人，簽名：
  • 場務組
  • 場控 1 人，簽名：
  • 講者接待__人，簽名：
  • 會眾接待__人，簽名：
  • 機動__人，簽名：
  • 食物組
  • 窗口 1 人，簽名：
  • 行銷組
  • 報到資料袋準備__人，簽名：
  • 媒體組
  • 錄影__人，簽名：
  • 攝影__人，簽名：
  • 文字即時轉播__人，簽名：
  • 影音即時轉播__人，簽名：
  • 即時報導__人，簽名：
 
議程組
  • 軟體設施準備
  • 大會簡報 / 影片
  • 開場
  • 閉幕
  • 大會字幕畫面（休息時間投影在主螢幕上用的）
  • WiFi 密碼
  • 距離下一場議程時間 / 時間表
  • 臨時異動公告
  • 講者對談時段背景畫面
  • 上半部主視覺（提供拍照錄影畫面當背景）
  • 下半部黑畫面（避免投影光線直射講台上的對談人）
Yoshigi H
  • 確認講者或來賓參與意願，簽名：活動主辦人 / 議程組總監
ET B
  • 想好初步的活動概念
  • 根據活動概念，列出適合的講者名單`
  • 私下透過人脈打聽，如果想邀請某某講者出席活動，是否適合
  • 知名講者常常三天兩頭就收到各種阿撒不魯的邀請，為了避免活動邀請石沈大海，或因為不瞭解對方、定位錯誤而給人白目的印象，如果有管道可以先私下瞭解對方的意願，確定可行後再正式寄出邀請信件，會比較容易成功。
  • 確認對方意願後，寄出正式的邀請信函
  • 講者邀請信空白模版 (TBD)
  • 正式邀請信獲正面回應後，將講者接洽窗口加入群組信中
  • 講者接洽窗口介紹空白模版 (TBD)
  • 主辦人和講者接洽窗口事前充分溝通，建立共通的行事準則。常見的準則包括：
  • 講者來賓通常是主辦人非常尊敬地邀請而來，基於禮節，正式信件中盡量以「您」取代「你 / 妳」，除非對方原本就跟妳熟識，可以用朋友的頻率溝通。
  • 基於同樣原因，講者的來信盡量於一到二天內回覆，不要讓對方等待。如果有懸而未決的事項而導致無法馬上回答來信中的問題，也直接在信件中說明，讓講者知道目前的狀況。
  • 基於同樣原因，敲會議時間時，先把自己方便的時段列出來並排定優先順序，供講者選擇，而不是讓講者列出他/她的時間來給妳選擇。
  • 基於同樣原因，務必事先做功課瞭解講者的過去經歷，如果有需要進一步瞭解的細節，在詢問之前，先說明妳已經有爬文、已知道哪些部分，讓對方感覺到妳是有備而來，而不會疑惑「既然不知道我的經歷那到底是邀我來幹嘛的」。
  • 已敲定講者 1，窗口簽名：
  • 取得講者聯絡方式（個資勿寫在公開 hackpad）
  • 和講者敲定日期、時段：
  • 提供活動資訊，包含主軸、相關議程、其他講者簡介
  • 提供聽眾組成資訊，包含年齡、性別、語言、社群、職業、相關背景
  • 列出聽眾可能感興趣的主題
  • 邀約講題討論會議
  • 時間：
  • 地點：
  • 參與者簽名：
  • 文字紀錄 1 人，簽名：
...
Show full change Show only preview
Logout

Contact Support



Please check out our How-to Guide and FAQ first to see if your question is already answered! :)

If you have a feature request, please add it to this pad. Thanks!


Log in / Sign up