g0v Summit 議程組工作 SOP
上層 hackfoldr: http://beta.hackfoldr.org/g0v-summit-sop
時程表: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1EUHa1nDEaMezvDy8u3Ju55DlP3pK7fLlZABfVPjYbH4/edit
議程委員
期初實體會議：
- 議程召集人邀請議程委員
- 召開議程委員會：訂定主題與決定 invited list
- 邀請 keynote speakers
- 初步定分軌
- 確認報名時間，訂定截稿時間
- 徵稿
議程決定會議：
- 依照場地先開空白議程表，確定 slots 數目
- 決定第一輪接受的 talks
- 議程表填空
- 發第一輪通知信
其他
- 邀請主持人
- 列邀請名單
template:
- keynote invitation email
- invited talks email
- CFP (for mailing lists)
- accept/reject email
議程規劃
議程工作
- 議程會議籌備：
- 會議通知、聯繫、場地 .. etc
- 徵稿期
- 中／英徵稿宣傳文件
- 徵稿宣傳張貼、寄發
- 聯繫議程委員
- 通知信：入選、好人卡
- 講者聯繫
- 國外講者、國內講者
- 講題與大綱
- 講者簡介、大頭照、social media account
- 上述中英翻譯
- 直播錄影授權同意書
- 會前/中提供投影片
- 議程表定版
- 確認分軌與場地
- 製作議程表
- 提供網站組議程資料
- 議程網站更新/修改
- 活動當天保持彈性
- 一人坐鎮講者休息室協調
- 確認閃電秀主持人
Unconf 規劃
- 規劃流程
- 製作物品
講者行政工作
- 講者食物
- 衣服 size
- 住宿
- 報到
- 個人 schedule
跨組協調
- 與場佈輸出協調分軌場地的議程表
- 確認網站上的議程資訊
- 與議程助理組協調：
- 收集投影片
- 確認口譯組事前收到相關講者聯繫方式、投影片
- 確定議程的宣傳協調（與宣傳組）
- 講者晚宴
- 場地預訂（包含食物偏好）
- 通知邀請
template: [
Travel Grant 旅行社（獨立一組）
- grant 申請流程
- 公布、申請、確認
- Note departure airport and intended dates
- approval proecess
- flights
- Use hipmunk to check our base line price and let grantee know about max reimbursement (110% of lowest reasonable economy flight). Offer transit accommodation or additinal hotel night if over night transit is cheaper.
- hotel booking
- hotel deals
- collect additional nights/ room type for guests. (Or forward to hotel)
- maintain spreadsheet for nights paid by us and paid by guests. Update with hotel weekly.
- reimbursement
- 後續付款給 hotel
- 將旅客需求轉給飯店、協調確認
講者相關（議程）
- 講者食物
- 衣服 size
- 住宿
- 報到
- 個人 schedule
議程宣傳（轉到宣傳組）
- 確定主題 highlight 宣傳
- 各講者／組織／專案的事前介紹 for 宣傳（也可搭配時事）
議程助理（獨立一組）
coscup 議程助理SOP、Coscup 主持人與助理主持SOP
（copy from trello 2016）
- 確認講者手機（email提醒講者早十五分鐘到場測試設備）
- 報到處接待講者 講者報到現場準備
- 開講前十五分鐘準備
- 確認講者位置
- 主持人 ready
- 協助電腦設定（是否使用網路、音源線）
- 請線路組借場地定時器
- 準備水
- 如果講者要使用現場的電腦, preload slides & 準備好 slides gdrive folder
- 請講者簽 video release 同意書
- 吃飯時間
- 場地設備確定（燈光、椅子、麥克風、投影幕、轉接頭）
手慢君（轉合作夥伴組？）
- 議程委員、籌委確定手慢名單與聯繫方式
- 寄送：
- 由議程委員、籌委分別認領，個別寄送邀請
- 無人認領由 mailchimp 發送
- 提醒：個別邀請的提醒報名
- 活動前確認手慢類哭哭票規則
立委邀請（轉合作夥伴組？）
Li-Ting Shirley Huang補充 2016 作法
4/2 mailchimp 發邀請信，每個辦公室兩組邀請碼
（這個 template 貼在這裡不知道是不是適合的地方？）
找不到 email 聯絡方式的以臉書粉絲頁私訊聯繫，soidid 也用自己的 gmail 補寄 2 封 （例如私訊後對方告知發信到某信箱，因為處理的當下就只有 1 封，所以沒有再用 mailchimp）。
心得：4/2 發信太晚，或者是因為發信的方式委員辦公室不太會注意到。也有活動結束後才已讀訊息的，或是一直未讀。如果想要增加立委參加率可能要考慮排一個相關的 panel? 公文邀請？打電話？之類的。看會議想要的定調。2016 討論時是覺得不用特別一定要找立委來，所以也沒有花很多力氣去邀請。
番外：當時本來有想要趁著這個機會整理出一份可對外公開的立委 email 通訊錄，方便民眾查找，但後來種種原因沒有完成。