g0v summit 2014 行政 checklist
Poren Chiang跳坑要在這裡報名嗎XD
樓上 ID 都不統一的啦
我來弄個 google form 好惹 XD
所以這是我的坑嗎(跳)
保險
公共意外險：華南報價 1800 人, 兩天 3000 / pofeng
- T shirt 留一件男版 XL 的給 hlb / hcchien 答應於 coscup 2014 day 1
報名
11/8 event
- 確認是否 1-1.5m 前開放報名
- 確認兩邊報名是否共通
- 確認社會所報名時間
贊助資訊
- cfs 上面寫的就一定要有
- 要註明！與會者的資料不能給贊助商 - 蝦蝦
行銷
- badge 1m 前確認
- badge 確認要不要塑膠套
- 確認社會所願不願意幫忙收件
- badge（如果叫廠商打洞要再提早幾天，不然就自己打）
- 牌子
- 吊繩
- 手冊（確認跟社會所一起做？分開比較方便但要問一下）
- if 社會所一起做 -
- 要找出專門做手冊的人（排版）- 找個 designer
- 工作時間和頁數成正比
- 假設一本，不急件，3w 前完稿送印
- 如果一張，2w
- 在那之前，一校
- 要給贊助商看，5-7 d 不含假日
- if 社會所自己發 - 沒事
- 如果手冊沒做，一定要放新聞稿 blah 放在迎賓袋裡面，這樣就算有做
banner / 易拉展
- 確認要不要做，看做幾個，通常用途是做品牌（輔銷品）e.g.一面牆，類似明星參加某典禮給人拍照的，穿插 summit + 贊助商
- 吉祥物的圖輸出到背板，不管做什麼都想到社會所
- if 收貨：要專門排一個人
迎賓袋
- 贊助商太多底部要加寬，會爆預算，要估帆布袋厚度->報價，底部可抓 3-5 cm，超過 8cm 會很像購物袋
- 合成一個 100 以上，至少做 100 個…要便宜的話要找工廠
吊繩
如果不要印就簡單- 要印：
- 確認單面、雙面
- 印幾條
- 印多寬
- 總共幾個顏色
- 要不要賣給贊助商，if yes - g0v + 社會所 + 贊助商 logo
- 網站：各頁要有贊助商
- 不同贊助商要不同版位
- 每一頁都要有
- logo 要附連結
- size 要按照 cfs 設定 240 x 120 白色底色置中放大到邊界（參考 coscup）
- one pager 網頁，每個連結點及都算一頁
- 網站要有贊助專區
行政
- 電子報
- 怎麼發
- 發給誰
- 開放報名後才發電子報
- 發放對象
- 會眾
- 講者
- 贊助商
- 報名時要有選項：願意收到電子報
- 網站要寫共同主辦，g0v 旁邊一定要是社會所，平行
- 社會所要做一樣的事情，也不能提供與會者資料
- 調查誰要參加晚宴，桌子要怎麼排，
- 工作人員一報名就要調查
- 講者也是一報名要調查
- 開給銷售組的死現 5-7 天，至少（金主很忙）
晚宴
- 問議程組講者人數大概幾個（估算用）
- 工作人員估最大值（找一次一起調查）
- 因為含贊助商，所以寧可多不可少
- 桌菜一桌 8-12，超過 12 太擠，每桌 10 人，最多可以塞兩個，如果只能定 10 桌那可以塞到 120 人（變通方式）
- 確認報名人數 + 邀稿講者 + VIP + 社會所 + 工作人員
- 問清楚社會所的人員 + 講師 + 來賓 + 會眾人數
- 報到率抓總數的 8 成
餐卷：
- 所有人給資料都要問葷素
- 最保險不訂牛羊，定雞豬魚
- 早餐 / 午茶 - 統一包外燴
- 午餐 - 便當包另一個廠商
- badge 理想雙面，if 雙面，餐卷另外印
- badge 規格不要低於 11 x 13 cm，或 7 x 11，小於此會晃來晃去
有可能會有對海產類過敏的參與者(通常是甲殼類的蝦蟹)
電子報要懂 html 的人發
內容：
- 議程
- 大會提醒
- 贊助商資訊
- 電子報的寄送頻率
- 每期有幾個贊助商欄位
- 要做電子報的人願意調
跟議程組確認講者衣服 + 尺寸 + 版型
工作人員募集截止日，截止後開始統計調查
國外講者：
- 最少是衣服，其次是講者伴手禮 / 旅遊…
- 住宿
- cozzy 善導寺站
- 不要！！科旅天格
- policy: 大會出幾晚的住宿？基本一晚
- 排行程，一天早上 - 下午，議程組帶去，幫講者出錢，工作人員可自費參加
如果邀稿：
- 3M前開始邀稿
- 3w - 1m 後確認邀稿
- 約 2M 前公布議程
專案攤位 -> 場務
報到是場務組，服務台是行政，行政組要有人排班，通常是同一處，不同桌子
- 確認 hc 有借 vip room
告示牌
- 會議室門口，每個聽有四個門，三個門要貼此門不得進出，共 9 張
- 提醒場務借紅龍
- 可以拉一條的
- 告示牌
- 用餐區
- 講者報套區
- 贊助商報到區
- 服務台
所有統計表單
衣服、晚宴……所有統計調查
- 確認保險（意外險）e.g. 變當吃完肚子痛…排律師跟他談
- 不保
- 要保
行政組有個資所以需要特別小心權限部分；其他組需要的資料（e.g. 工作人員報到 / 疑難排解等）可以在排除不必要的欄位後 fork 給對方
工作人員特異功能：
- 律師
- 醫生
- 急救士（沒有的話找線路組）
- 精通外語
我是EMT-1和WEMT
飲食只要問葷素，素食可註明全素 / 奶蛋素，全素比較方便大家都能吃
- 有 VIP 嗎？（除了講者以外特別邀請的人）
- 與媒體聯繫如果沒有公關的話通常是行銷組或總召
- 公關：要瞭解業界的公關操作的人，要認同 g0v summit 的理念，自己要寫新聞稿，要邀請媒體來訪
- 確認公關到底是誰
交通車：場務 ^O^
- 要有助理主持人（場務組 / 行政組 / 議程組）
- 要不要找主持人
- 每一聽、每一個時段都要有一個
只要跟主辦單位有關要記得問社會所，要 sync
- 社會所窗口聯繫方式，sync 資訊
會計出納
有人要負責組內作帳，各組支出什麼，每個月撥款時間，要有看帳戶權利
- 確認會計出納是不是 hc 自己做
- 找 PR 跟行銷協調人
- 行銷組協調人專長：要瞭解社群，要有設計 / 排版 / 文案任一，有點細心，個性圓融，有耐心協調
- 要不要讓 ngo / 贊助商擺攤？-ans: 不要
- 提醒議程組：20 萬贊助商可以規劃 session！！！！！！！！！！
- 議程組協調人是誰
- 問 hc 要用哪個專案管理系統？越快越好！
redminegithub- trello - 可以跟 slack 合作，綁 IM 不適合超過 10 人…會洗版超恐怖 - 已開 by hc
訂期限決定！投票
- cfs 上面寫要有 blog
- 確認辦桌場地在哪一塊，要看總瀑師有沒有包桌椅租借
9-6
- 開場、閉幕、時間……給議程組決定，提醒：線路組要撤場 1hr 至少，所以攤位 4:30 之前要收
- 開場 2min、閉場 15min，紀錄組 3pm 前給他照片
跟 hc 要議程組窗口，議程組內要有窗口，不然跨三組會死
住宿要本名、手機、email、衣服 size、來不來場佈、吃不吃晚宴、是否活動當天幾點到幾點都在、住宿的話要身份證字號，請社會所去借、葷素
協調人通訊錄，各組組內的自己管
會眾的：不用衣服 size （如果要場佈可來）、葷素
報名系統：談贊助，要先跟蝦蝦講
- 問：開不開香油票？
- 好處：不需要只靠企業贊助
- 蝦蝦問 hc 募款總額
- et 問 hc 總人數