Hackpad 封存器 - g0v

summit 2016 二籌 20151221

最後編輯：2015-12-24 建立：2015-12-16 歷史紀錄
summit2016

LI-TING H這是 g0v summit 2016 籌備紀錄，欲參加者請 email 至 g0v-summit-staff-2016@googlegroups.com 報名工作人員。

 

時間：2015.12.21 (一) 22:30-23:10

出席：貝裘、caasi、小草、Lee、LY、柳丁、pm5、蝦蝦、soidid

 

  • 不好意思沒想到有 10 人限制⋯⋯

 

  • 各組報告進度
    • 組長到齊後的會議：Lee 票務、貝裘銷售、蝦蝦公關、柳丁紀錄。
    • 議程：
      • keynote 只有一封回信。cfa 回信後，cfa 還沒回覆狀況。一般外國講者信件還在寫，要改村長說要改的地方。
      • LY：加上 landing page 那邊一小段，應該就可以了。
      • 要確認講者預算（框 30萬，LY 給去年的讓 pm5 參考），一般講者講說有贊助。國外講者一個人估 7 萬。（國外講者飛機＋住宿（2晚)住宿價錢一晚抓五千元以內）

 

  • 銷售（貝裘）
    • 目前有談的幾家、比較不確定但有可能的。
    • 贊助直播 - 跟宇庭討論：線路需要線路組出拉。希望對方出資金，但如果要出資金也是 ok。目前不需要人力，但覺得多一個頻道曝光也可以。
      • 蝦蝦：
        • 贊助直播請確定有沒有含人員跟設備，以及網路臨時專線
        • 如果沒有含後者三樣，我們會自己支出還是不少
    • 下次討論拉 LY 一起。
    • 目前都是以「開捐款收據」為主。
      • 「開立贊助收據，您的公司將能抵稅」
    • 1/31 是表訂贊助截止。

 

  • 行政（小草）
    • 組員找好了，加小草共五人。
    • 負責工人大小事，三個宴會：接風、晚宴、慶功
    • nfs 把工人登記表單寫好了，最近應該可以送出。
    • 三個晚宴是阿南負責。2014講者晚宴也是他負責。
    • 交通費補助、服務台、失物流程規章：律師朋友協助
    • 講者伴手禮 lora 負責，最近也有整理信件範本

 

  • 票務（Lee）
    • LEE三種票: 早鳥、VIP、一般
    • LI-TING HVIP 邀請的人晚宴會比較複雜
      • LY：希望今年有一場晚宴是大家一起，不會分。這部分要再討論
    • 其他還在想有什麼細項

 

  • 公關（蝦蝦）
    • 問行政 - 工作人員截止的登記時間？
    • 新聞稿預計啟動前一篇（這個月或下個月）、有重要的事情，keynote 有確定邀到誰的時候，也可以發。類似這樣的狀況。
    • 需要中英新聞稿寫手各一位。
      • 希望大家推薦
      • 希望PR組員要對g0v的文化要有深刻的認識
    • 各組有東西要放 facebook 程序
      • g0v 有一個「新聞發布中心」的 hackpad
        • https://g0v.hackpad.com/w01v8lrMLTY
      • 需要有一個新聞確定窗口，請 LY 給
    • 媒體票的規劃？
      • 除非承諾成為媒體夥伴，否則不要主動發
        • 媒體夥伴這邊會出一個企劃書，確保媒體票的效益
        • 一個媒體 2 張，到時候拿記者證換
      • total：先保留 10 張，彈性 10 張
    • 現在沒有組長的連絡信箱
    • 需要開需求的話怎麼處理？
      • 只要跨組都先開在總籌區的 trello
      • 追蹤交給 LY

 

  • 公部門？=> 請 a0kman 協助
    • 上次有一部分有款項，走銷售組
    • 另外一部分是 ipa 跟村長處理
    • 今年要怎麼處理？
    • 蝦蝦：建議一個比較熟悉公部門文化的人處理
    • 曼 奧去年：高村長先聯絡，要來的話，cc 給 Lee，Lee 開始處理簽到表要怎麼走。
    • LI-TING H線上建議: 生出公文宣傳的內容(我可以生)+OCF協助時數登陸，還要有海報
      曼 奧克行公文可以讓消息變成公部門的佈告

 

  • 會計（卡西）
    • 發票注意抬頭統編，其他請大家看：********預算表注意事項******
      • CAASI H發票務必打上統編「38552170」與抬頭「財團法人開放文化基金會」
      • 發票請先拍照，註明 g0v summit 、組別與用途，以 email 寄給會計： kuanling.haung@gmail.com
      • 免用統一發票收據要有公司大小章。
      • 除了拍照以外，請標明是哪一組，於每月 20 日「前」將發票寄至 OCF ：「台北市中正區林森南路 142 號 7 樓」。會計會在 21 到 24 日間整理，於 25 日請出納出帳。
      • 交通費分個人跟團體，請領交通費時，車票、捷運要留票根；機票要有登機證，「以及」航空公司印的來回票購票證明。郵局可以開「購票證明」，也要打上統編。
    • LI-TING H想問發信的時候要 cc 還是 bcc
    • 用捐款當報名費時，要小心對價關係，例如捐五千得 iPhone 叫做有對價關係，看來像在買東西而不是捐款。捐五百萬得 iPhone 就沒有這個問題。
    • 直接用售票開發票，跟個人贊助、廠商贊助，切開來。
        • caasi Huang以下非會議當天的記錄
      • CAASI H現場：不在現場售票，也就不用開發票。
      • 售票與發票：
        • Lee 看看有沒有需要申請OCF 好康相報 : KKTIX 贊助 FLOSS 社群免費升級年約用戶
        • Lee 跟我一樣要知道收入單據需要填什麼資料
        • 個人（無統編抬頭，非報帳用）：
          • 決定是否有不同金額的票種，要和發票一一對應。
          • 如果事先印好 badge ，可以把發票用無痕膠帶貼在 badge 上。（from singing）
          • 如果事先寄送 badge ，可以把發票一起寄出。
          • 電子發票上可以打報名序號。
            Lee我建議是同一金額，我們可能要算一下票的價錢。
            Lee開好 ticket 在 票務組 https://trello.com/c/nrDvAhlo/7--
        • 法人（有統編抬頭，報帳用）：
          • 報名時得留下統編與抬頭。
          • 報名時得告知發票會開在五月，如果需要開在開放報名後的其他月份，得找票務另外處理。
          • 若對方不想到場再拿，就得問地址。
          • 急的話， OCF 可以先出電子發票的電子檔（上面會寫著補印，但和正本有一樣的效力，資料已經送到國稅局）給對方，若是對方無法用電子檔報帳，則再詢問該把發票寄到哪裡。
          • 電子發票會比較長，上面寫著買方（對方）與賣方（OCF）的統編，下面可以加上抬頭。
            Lee這部份比較麻煩，去年是寄地址，現場拿算少數 (可能也是忘記了)，我自己是傾向事前調查好，直接寄出了。
        • 個人發票換法人發票：
          • 建議的 SOP 是跟對方要名片，把對方的個人發票、郵寄地址等資訊跟名片黏在一起，才不會忘記。原發票要由 OCF 銷毀，才能開新發票。
        • 千萬不要告訴會眾「活動當天可以到某櫃檯去領發票」，沒有人會去領！然後你就會得到一堆無法銷毀也沒地方發的發票。
    Lee沒錯... XD

 

  • LI-TING H行銷（muka）
    • （muka 會後再補）

 

  • 紀錄（柳丁）
    • 有問題問：丞相、kirby
    • 去年會在聊天室裡面貼報名連結，請大家來報名登記
    • 需要：事前佈置、各種活動都要，要安排人力
    • 每年拍照的人力都是重新招募
    • coscup 有紀錄組，是有一些固定的人員
    • LY 已經有請丞相協助
    • 當天要出圖到 flickr 上面

 

 

請大家去填時間表跟預算表

 

  • 請大家去填預算表：https://docs.google.com/spreadsheets/d/1G7raKfp0-5LyJuD-1z_Vmz7WC2rYfEdgvwYV_WfPcE8/edit#gid=171774620（注意事項上面有寫，要看～）

 

  • 如果你需要去年任何東西做參考，請跟 LY 說，LY 會幫你找出來！

 

預計下次開會是一月，可能一月開始是實體會議。

謝謝大家～