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Huangfu

271 days ago
Unfiled. Edited by ipa chiu , Huangfu , 子期 林 , Bess , chihao yo , Yun-Chen Chien 271 days ago
地點:台大二活 604
 
 
  • 目前同意金額與贊助金額接近,希望爭取 1) 議程組OCF費用 150K  2) R0舞台投影改進 155K
  • Party 組計畫暫停:分散進行,開表單、bof
 
  • 議程:分散推坑計畫、講者住宿、Day0規劃、開幕日哪天、法國在台協會、叡陽
  • 贊助:是否開個人贊助方案?
  • 公關:promoting partner, ocf intl、網站 media kit
  • 宣傳:社團貼文(跨組)
  • 票務:行前通知加社群參與介紹
  • 財務:總召同意過的預算已可請款,步驟請參考請款流程
  • 合作夥伴: 
ipa c
  • 主婦聯盟:列為五萬等級,tl 與 juanna 協調取貨流程
  • in kind 聯繫:
  • 線路 clickr > 需要大會同意
Bess
  • 友善合作夥伴徵求中,七月開始協調 ex 瑯茶
ipa c
  • 叡陽
chihao y
  • keynote確認
  • Anasuya
  • Michael Canares
  • Peggy
  • ipa
Yun-Chen C
  • Ethan Zuckerman
chihao y
  • 正在邀請
  • OSMF 的 Heather Leson
  • Phandeeyar
  • 法國在台協會 Henri Verdier
  • 需要詢問場地組,Mark keynote video給talk+livestream QA是否可能?
  • Ethan 還會有一次公開活動
  • 免費公開的 side event
  • 時間
  • 10/5 fri
  • 10/6 sat
  • 10/7 sun
  • ethan leaves on 10/8.
  • 主辦單位?
  • 沃草
  • 沃草 / 報導者 / 端 / 鏡
  • 聯合報
  • 台大新聞所
ipa c
  • 主持人
chihao y
  • 與談人?
ipa c
  • 合辦單位?
子期 林
  • 贊助活動而非 summit
  • 15萬
  • 10萬cover機票
  • 5萬辦side event
  • cfp 現況
  • 27 submissions
  • 台灣人太少
  • day 0 workshops
  • 未知
  • day 1 curated round tables
  • 給問 @ttcat @chihao
  • 科技媒體選舉 @hc
  • 社群參政 @mg: 票務
  • 叡陽政府科技長 panel
  • 多長的議程?
  • 邀請誰進這個panel?
  • 美國前任
  • 議程委員實體會議 7/12 Thursday 6pm @OCF
ipa c
  • 住宿:
  • 與 lulu 確認,請 lulu 訂
  • 宣傳:
chihao y
  • submission 台灣人太少
  • 列出要貼的目標社團清單 @kirby
  • @ipa 加上想推坑的專案清單
  • 大家認領
  • 6/30 之前分配貼文的時間
Bess
  • 公關:
  • Chinese mailing letter: to confirm sponsor logos, sending today
  • To do: 
  • English letter to not invited speakers and other communities: this afternoon, tonight
  • Promoting partners logo on website: only NDI and Open Knowledge De
  • Media Kit (July):100:
  • 網站:
ipa c
  • 約線上會議?rainy lawrence denny 7/13 之前
  • 票務
chihao y
  • pre-conf online engagement
  • slido 讓大家先提問題?
  • 怎麼讓大家願意來engage?
  • 靠北 g0v?
  • 紀錄:
  • 翻譯組:
ipa c
  • yutin 試用後再說
  • 行政下次會議提醒(最晚一週前),增加確認出席機制?組長出席?
 
  • 組長線上會議:7/9-14之間?
...
208 days ago
Unfiled. Edited by Huangfu 208 days ago
  • 統一發票 
  • 電子發票可提供發票電子檔
Huangfu
  • 手寫發票請注意 5% 營業稅額、大寫數字正確
 
  • 到 g0v summit 2018 預算表查詢預算編號及項目
 
  • 匯款金額:
  • 與廠商聯絡的信件內容、報價單、合約等資料
  • 每月 15 日左右財務組出款並通知請款人 ( summit 專用帳戶末 5 碼:10035 )
  • 每雙月(1012……) 20 日前將單據寄至 OCF
 
  • 2018/12/15 前將所有單據寄回 OCF
 
  • 工作人員交通補助
  • 回程補助申請(票根寄回)截止日為 2018/12/10
 
423 days ago
Unfiled. Edited by Huangfu 423 days ago
Huangfu 財務組
(g0v-summit-2018-accounting@googlegroups.com)
 
299 days ago
Unfiled. Edited by Bess , ipa chiu , 子期 林 , chihao yo , Huangfu , Lee 299 days ago
  • 確認宣傳大組跨組流程 + 合作夥伴給素材流程
ipa c
  • Kirby 文件
  • 各組列需要的貼文(七八月收集)
  • 確認 workshop 議程(攝影組、票務組和場務組都會有關係)
Bess
  • Workshop 多少人、TA 誰?
ipa c
  • 票價、場務、食物、紀錄、直播、口譯
  • 類型:加價 tutorial、open space, workshop
  • yutin, ipa, chihao--------->ttcat 一個版本
  • 一般票可參加:空間太小 or 人不來
  • workshop 單一場要報名
  • 禮拜五開場?
  • 票價討論(要根據議程決定不同天票價)
  • workshop與票價相關: 
  • 登記制
  • 是否收費再決定:好像不太適合
  • 沒搶到 workshop 怎麼辦?QQ?
  • 紀念品 bundle 票
  • 紀念品定價出來後
Bess
  • 文創組確認網站與 APP 需求(增加「已領」按鈕或?)
  • 總籌組 Email:g0v-summit-committee-2018@googlegroups.com
ipa c
  • 法國在台協會
Bess
  • 個別推坑
  • 財務:
Huangfu
  • 請總召同意預算
  • 不是現金的贊助在預算表裡不算收入
  • 合作夥伴
Bess
ipa c
  • 原則上以食物組優先:Juanna 先看
  • 露出五萬
Bess
  • 需要知道線路組設備需求:6 萬元贊助抵用?
  • 議程:
  • 委員實體會議?
子期 林
  • 與公關討論邀稿信
chihao y
  • 發文?
  • cfp 截止前一週發一篇「催稿」
  • keynote speaker intro
  • workshop 到底怎麼安排
  • workshops are free (anyone with ticket can attend)
  • need to RSVP specifically to each workshop
  • possibilities
  • NDI
  • 可能要準備自己邀請人來辦workshop
ipa c
  • 政治選舉、分軌相關議程:六月底收件完後再議程討論
  • 宣傳:
Bess
  • 網站需求(網站七月上線)
ipa c
  • 社團宣傳:小班?
  • 票務
chihao y
  • 目前61張early bird,確定一般票為 1550 元
  • 紀錄:
Bess
  • 組員招募預計 5/31 結束,6/15 提交名單
  • 尚需 Day1 workshop 軌數,Day2-3 Talk 軌數
  • 是否支援年會紀念品或商品的拍攝?
  • 需要支援紀念品拍攝,看 @muka 出紀念品時間(八月?)
  • Day1 workshop 會在六月中有個草案版本(yutin chihao ipa 會在米國跟 ttcat 討論一個版本 XD)
 
  • 線路
 
327 days ago
Unfiled. Edited by ipa chiu , Lee , Yun-Chen Chien , Huangfu , Bess 327 days ago
時間:4/28 (Sat) 14:00-17:00 
地點:台大第二學生活動中心 701教室(二活701
 
  • 確認預算表+工作計畫
Yun-Chen C
  • 整體壓到 250-300 萬(現在預算表 400 萬)
ipa c
  • 議程組須先估 workshop 規模
Yun-Chen C
  • 第二次 review 是 6/30
ipa c
  • 確認網站增頁跨組流程
Guest
  • 線上交流 slack 會漏球
Yun-Chen C
  • 先做規劃再請大家填需求,可以跟議程組一起討論,直接開 issue。要兩個禮拜前提出。(但是在七月前應該不會有新需求)
  • 新版網頁會改架構嗎?還是有設計師最好。以方便性為主。Denny 和 Laurance 討論。
  • 網站增列紀念品專區(muka: 八月東西出來),讓大家現場去買紀念品。Note: 最麻煩的是現場要開義賣收據。
ipa c
  • Promoting partner:名單上全寄。
  • 總籌組建立 channel, list
Yun-Chen C
  • 總召:ipa,副召:Kirby、Mouse,組長:Bess
  • 開 mailing list 在總籌組討論,e.g. 哪些可以掛協辦單位
  • 財務:
ipa c
  • 總籌組改預算表格式
  • 合作夥伴
Yun-Chen C
  • TWNIC:要宣傳 IPv6 => 我們的網站要能夠在 IPv6 上跑。有 promise 兩次 social media 露出。
  • Social media 露出:合作夥伴組會確認素材在 spreadsheet 裡。但 Facebook 作圖需要支援。上次是搭配講者。
  • 電子報訂 5/4,須先寄測試信,然後跟合作夥伴確認 logo。
ipa c
  • 確定合作夥伴後,贊助資料請cc 財務組
  • 議程:
  • 三位確定,4/24 再確認寄出邀請一位
Yun-Chen C
  • 公關費:接風宴、講者晚宴是行政組,出去玩是 party 組。不正式就沒辦法列在正式的預算。
  • 標紅色都要再寫一下
  • 宣傳:
  • CfP :POC 不明確,想整理一下負責人的文件。
  • 建立宣傳需求的文件,Kirby 把 SOP 建立起來,夾在 Hackfoldr
  • iOS 上架費用:需要開一個 g0v 獨立的上架帳號嗎?目前應該不用,應該算在基礎建設松
  • App server SITCON 可以贊助,可以掛 logo
  • Mailchimp 費用保留
ipa c
  • 票務
Lee
  • 早鳥票 7 張、貢獻者 0 張
Yun-Chen C
  • 票務金額主要是在 kktix 退票手續費
ipa c
  • 紀錄:
Yun-Chen C
  • 必須先確定 workshop 同時有幾場,第二天、第三天分別有幾個 talk。才能決定紀錄組要招募多少人,也會影響預算支出。=> 議程組討論軌數分布
  • 八月紀念品出來,需要租攝影棚去拍紀念品照片嗎?(HITCON 效果不錯)兩千多塊 / 3 hr => 
  • 五月初開始招募組員。
  • 翻譯組:
  • 議程組到時候要提早給他們 slide
  • 行政
  • 場務
  • 沒折扣了
  • 第一天 workshop 數量場地費要跟議程組再確定
  • 場務招募會是五月一日 review 組員招募
  • 物流規劃:會跟行銷、合作夥伴。會再有文件。
  • 線路:
  • 困難:人文館設備非常老,座位區的網路都不給用。由公司出設備支援 IPv6。
  • 上網流量會從中華電信走。
  • 預算單純是設備攤提,其他費用可以贊助 waive 掉。
  • 口譯設備費?
  • 先列能不能跟人工智慧學校借
  • 場務組預計招募 18-20 人
 
354 days ago
Unfiled. Edited by Huangfu 354 days ago
  • fb 買廣告:預估稅金(20%)、國外刷卡手續費 > 先估可能需要的預算再處理,可能方式有簽領據或找代理商(皇甫:FB 廣代費用,代開帳戶+購買廣告的服務費 5%,若包含廣告代操則是 10% 服務費,以上皆不含 5% 營業稅)
 
378 days ago
Unfiled. Edited by Lu Keng , Huangfu 378 days ago
chihao y
  • 議程組收到!
 
機票]>> 準則:補助者自己先買,現場再撥款
Lu K 第一步:溝通補助資訊
  • 確認補助後,要確認該名參與者出發城市,由我們先查詢該城市-台北來回機票之合理票價。
  • 寫信給受補助者,說:
  • 機票補助,將由你先自行購買,我們將於會議第一天給你台幣現金
  • 補助之合理機票價格為XXX元後,如實際機票不達這個XXX元,將以實際票價去補助,如超過,我們將最多補助至XXX元。
  • 買完機票後,請將機票電子憑證(明細)寄給我們
  • 英文信範本:
  • According to our funding source, airfare subsidy is must conducted in following rules: 
  1. The person be subsidized has to buy the round-trip flight ticket by your own.
  1. The funding will be paid in “cash” in Taiwanese dollar (NTD) when you arrive.
  1. To receive the payment. “Ticket Receipt” and coming “Boarding Pass” are 100% required.  
  1. We are  only able to cover the lowest reasonable economy class fare. That will be NTD XXX between Taipei and (your leaving)  Airport. (If the actual ticket price is lower than this number, the subsidy will follow actual price. If higher, the subsidy will stay this number.)
  •  
  • The flight has to :
  • Arrival date should be no later than Oct. 4th, 2018. Departure date should be no earlier than Oct. 8th, 2018.  The major international airport in Taipei is “TPE” and "TSA".
  •  
  • Welcome to let me know if you have any question. Once book the flight, please email me the detail and receipt soon. 
  •  
第二步:補助款準備
  • 提醒受補助者購票後要先提供含票價的機票憑證(明細)
  • 事先依實際機票明細,換算應補助台幣,於事先申請現金
  • **** 換算匯率時,所有補助者應採用同一天匯率換算,才不會有不平等的補助落差
 
第三步:現場撥款/核銷
  • 現金準備好 (分不同補助者放在不同信封裡)
  • 補助者現場簽完領據+繳交所需文件,即可領錢!!!
  • 必備核銷要件:
  • 簽過名的領據
  • 來台北的這趟登機證正本(回程不用,電子登機證可)
  • 機票憑證(發票明細),如已經寄給我們電子檔,我們就自己印出即可)
  • 一定要千叮嚀萬交代,登機證要留著!! 要留著!!,事前提醒信範本如下:
  • Important steps to get your airfare subsidy:
  1. You must keep “all boarding passes” of your flights to Taiwan. It is the necessary document to receive subsidy. 
  1. To get the airfare subsidy, please find me at Lunch time on Sep. 12 (2nd day of TICTeC) at the information desk in front of 201B, TICC. 
  1. To get the airfare subsidy, you will need to give me your boarding passes and sign a paper format as attachment. The passport no. will be required, hence, please bring the info. with you. Or you can reply me this info. now. 
 
補充:
  • 如果該補助者沒辦法自行事先購買機票,或是不能收取現金,請另行通知lulu@ocf.tw研擬替代方案,但因為其他程序較複雜且會牽涉更多手續費支出,請盡量避免。
 
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住宿]>> 準則:我們統一代訂付款
 
  • 告知住宿安排規格:ex. 四星級飯店單人房一間雙人床。
  • 告知住宿時間:哪天~哪天,共幾晚。
  • 告知其他方案:如需增加天數,一天約xxx元,需自行於退房時跟櫃台結帳。
  • 告知其他方案:如需其他房型或需求(ex. 雙人房,且多加一位住宿者),請事先通知,我們將請飯店報價,差價請於退房時與櫃台結帳。
  • ****** 訂住宿時,請留意住宿者飲食需求,例如是否需安排清真認證早餐。
 
 

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